契約書の保管機能
クラウドコントラクトで締結した書類は自動で管理画面内に保存されます。
紙で締結した文書をスキャンしデータ化したものをアップロードし一緒に管理することも可能です。
クラウドコントラクトにご登録いただいている間は無期限にデータを保存しておくことができ、いつでも締結済みのPDFおよび合意的決証明書はダウンロードすることが可能です。
契約書の検索機能については、こちらをご覧ください。
【先方確認中】の契約書を管理する
先方へ送信した契約書は【先方確認中】画面から確認・管理が可能です。
先方による締結の操作があると自動で【締結済み】へ書類が移動します。
却下の操作があった場合は自動で【却下】へ書類が移動します。
【確認する】をクリックすると送信中の契約書を表示・確認することができます。
【再送する】をクリックすると送信中の契約書を再送することができます。
送信中の契約書を取消・削除したい場合は、契約書ファイル名の場所で「右クリック」します。表示されたメニューの中からのみ削除することが可能です。
削除した場合、お相手には［このURLの契約書は、既に削除されています。］と画面に表示されます。
※削除した契約書は戻せませんのでご注意下さい。
【社内稟議中】の契約書を管理する
社内稟議を設定して送信した契約書は【社内稟議中】画面から確認・管理が可能です。
確認者全員の合意が行われた契約書は、先方へ送信されますので自動的に【先方確認中】へ移動します。
【確認する】をクリックすると送信中の契約書を表示・確認することができます。
稟議中の契約書を取消・削除したい場合は、契約書ファイル名の場所で「右クリック」します。表示されたメニューの中からのみ削除することが可能です。
※削除した契約書は戻せませんのでご注意下さい。
【却下】された契約書を管理する
先方や稟議者によって却下された契約書は【却下】の画面から確認できます。
※一度却下された契約書は再送することができません。
却下された理由等をご確認いただき、ご対応お願いします。
【送信】＝自社から送信した契約書が先方によって却下された場合に保管
【受信】＝クラウドコントラクト同士の契約で自社が却下した契約書が保管
【社内稟議中】＝稟議者によって却下された契約書が保管
【確認する】をクリックすると却下された契約書の内容を確認することができます。
却下された契約書を一覧から削除したい場合は、契約書ファイル名の場所で「右クリック」します。表示されたメニューの中からのみ削除することが可能です。
※削除した契約書は戻せませんのでご注意下さい。
【締結済み】の契約書を管理する
クラウドコントラクト上で締結した契約書は【締結済み】画面から確認できます。
【開く】をクリックすると各契約書の内容(PDF)や、日時といった取引履歴を確認できます。
【締結済み】の契約書を整理する -フォルダの作成-
【締結済み】画面では、書類の整理が行えるように任意でフォルダを作成することが可能です。
取引先や書類ごとにフォルダをわけて整理するのに便利な機能です。
1. 【新規フォルダ作成】をクリックします。
2. フォルダ名を入力します。
※作成後でもフォルダ名は変更可能です。
3. 【作成する】をクリックすると作成できます。
【締結済み】の契約書を整理する -フォルダへ移動-
1. フォルダへ移動させたい契約書ファイル名の場所で「右クリック」します。
2. 表示されたメニュー内の【移動する】をクリックします。
3. 移動先フォルダを選択し、【ここに移動する】をクリックします。
【締結済み】の契約書を整理する -フォルダ名の変更-
1. 名前を変更したいフォルダにカーソルをあわせて「右クリック」します。
2. 表示されたメニュー内の【フォルダ名を変更する】をクリックします。
3. 変更したいフォルダ名を入力し、変更します。
【締結済み】の契約書を整理する -フォルダの削除-
1. 削除したいフォルダの場所で「右クリック」します。
2. 表示されたメニュー内の【削除する】をクリックします。
3. 削除したフォルダは【ゴミ箱】へ移動します。
※【ゴミ箱】に移動したフォルダをさらに削除するといった、契約書を完全に削除することはできません。
紙で契約した契約書をアップロードする
1. 【締結済み】画面を開きます。
2. 【アップロード】タブをクリックします。
3. 【ファイルをアップロードする】をクリックし、アップロードしたいPDFを選択します。
