クラウドコントラクトの機能まとめ

合意締結証明書

該当の書類がクラウドコントラクトにて取り交されたことを証明する簡易的な証明書です。

コントラクトで締結した各書類で「豪締結証明書」の発行が可能です。
合意締結証明書には下記内容が掲載されます。

・書類ID
・合意締結当事者の情報(双方のメールアドレス)
・締結日時
・認証方法

こちらは先方のお客様で印刷して保存する必要がある場合に、 該当の書類が電子契約で取り交されたことが判別しやすいように 契約書とあわせて印刷することでご活用いただけます。

※合意締結証明書の掲載内容は電子署名と同様の内容となります。
※電子契約で取り交した書類は原本が「電子データ(PDF)」となりますので、
 印刷して保管いただく場合でも、原本となるデータの保管は必須となります。

電子契約使用前の契約書のアップロード・保管機能

クラウドコントラクトを使って締結したわけではない契約書の保管も可能です。

管理画面内「締結済み」フォルダ上部に「アップロード」のタブがございますので、
電子契約導入前の契約書のPDFファイルなどもアップロード・保管が可能です。

※同じ場所で保管は可能ですが、電子署名やタイムスタンプは付与されません。
※紙で締結した書類をPDF化しクラウドコントラクトの管理画面内で保管することは可能ですが、
 紙で締結している場合には契約書の原本が「紙」となりますので、原本も保管が必要です。

契約終了日の設定・アラート設定

締結済みの書類に「契約の終了日」「アラート」の設定が可能です。(※任意設定)

管理画面内「締結済み」フォルダにて、任意で各契約書の契約終了日とアラートの設定が可能です。
アラート日時を設定しますと、設定した日付にメールでご報告が入るようになっております。

契約書の並べ替え・検索機能

管理画面内「締結済み」フォルダ内で契約書の並び替え・検索が可能です。

【書類の並べ替え】
締結済みフォルダ内の書類は「名前(書類名)」「送信先(アドレス)」「最終処理日(締結日)」、
任意の設定を行っている場合は更に「契約終了日」「アラート設定日」にて昇順・降順で並び替えが可能です。

【書類の検索】
「締結済み」フォルダ上部の検索枠に入力いただく形で検索が行えます。
※書類名またはメールアドレスでの検索が可能(1部のワード検索も可能)

フォルダ作成・書類移動機能

管理画面内「締結済み」フォルダ内に任意のフォルダ作成が可能です。

【フォルダ作成】
管理画面内「締結済み」フォルダ内の右上に
「フォルダを作成する」のボタンがございますので、こちらから新しいフォルダの作成が可能です。

【書類の移動】
移動させたい書類を右クリックし、移動先のフォルダを選択しますと、該当の書類の移動が行えます。

契約書保管機能

クラウドコントラクトで締結した書類のダウンロードは、管理画面・確認用URLから可能です。

【送信者】
管理画面内「締結済み」フォルダから該当の書類を開いていただき、
書類が表示されている右上の「ダウンロード」ボタンから書類のダウンロードが行えます。

【受信者】
合意締結後に送信される<【要ご確認】「○○(書類名)」の合意締結が完了しました。>の件名のメール内、
「確認用URL」からダウンロードが可能です。
こちらも書類の右上に「ダウンロード」 のボタンが表示されます。

契約書保管機能

管理画面内・ローカルでの保存が可能です。

管理画面から送信した書類は「先方確認中」のフォルダに入ります。
お客様での同意の操作がされますと、自動で「締結済み」フォルダに保存されます。
また、送信者・受信者共に契約書データのダウンロードが可能です。

未締結書類の再送・削除

管理画面内「先方確認中」フォルダから再送・削除いただけます。

管理画面内「先方確認中」フォルダでは、送信済みで締結がされていない書類の一覧が表示されます。
こちらから契約書の再送や削除が可能となっております。

▼再送方法
未締結の書類一覧の右側に表示される【再送する】の赤いボタンを選択頂くと再送が可能です。
※該当の契約書ファイル名を【右クリック】することで表示されるメニューからも再送が可能です。

▼削除方法
該当の契約書ファイル名を【右クリック】することで表示されるメニューから削除が可能です。
※一度削除した契約書の復元はできませんのでご注意ください

契約状況の確認

管理画面内「先方確認中」フォルダから確認いただけます。

管理画面内「先方確認中」フォルダでは、送信済みで締結がされていない書類の一覧が表示されます。
追いかけ・再連絡リストとしてもご活用いただけます。

タイムスタンプ

クラウドコントラクトで締結した書類には自動でタイムスタンプが付与されます。

クラウドコントラクトで締結されたご契約書のPDFデータ内に、電子署名とタイムスタンプが自動で付与されます。
電子署名とタイムスタンプが付与されることで不正な改ざんを防ぎます。

タイムスタンプは【Acrobat Reader DC】でご確認いただけます。
クラウドコントラクトで締結した契約書(PDF)をダウンロードし、
ダウンロードした契約書(PDF)を Acrobat Reader DCで開き、[署名パネル欄]よりご確認下さい。

【Acrobat Reader DC】
Adobeのサイトから無料でダウンロードが可能です。
https://get.adobe.com/jp/reader/otherversions/