チェックシートを電子化してペーパーレス化！電子契約の活用術のご紹介

データの取得を目的とし、点検や内容の整理にも役立つチェックシート。記録や調査、点検と確認がわかりやすく、業務上で活用する機会が多いツールです。シンプルなフォーマットで構成されており、誰でも使いやすいため、利用したことのある方も多いのではないでしょうか。

身近なチェックシートですが、使い方次第でさらに活用の幅が広がるアイテムでもあります。
より効率的に使うための活用例とともに、その使用目的やメリットについてあらためてご紹介します。また、紙で作成されることの多いチェックシートは電子化（ペーパーレス化）での利用も可能です。この記事ではクラウドコントラクトを利用してチェックシートを電子化する方法とメリットについても解説します。ぜひ参考にしてください。

【基礎知識】チェックシートとは

チェックシートとは、データの調査や記録、確認や点検などを行う際に活用するシートを言います。
事前に必要な項目を表や図で作成し、レ点や○印、／（斜線）などの記号を記入する欄を設けます。チェックシートの使用により、不良や欠陥などを数値として知ることができ、抜け漏れミスなどを防ぐことも可能です。品質を保つ役割を果たすほか、業務の一連の流れや手順の確認にも役立ちます。

チェックシートは、職種や業種を問わず、幅広く使えるメリットを持っています。業務を行う中で起きた問題の記録や発生率、データを元にした現状把握も可能です。実施タスクの管理から安全確保まで幅広く活用できるうえ、一見しただけで点検や確認がしやすいのも特徴です。チェックシートは使用したい機能別に「記録・調査用」と「点検・確認用」の2種類に区分されます。

誰もが使いやすいチェックシートですが、上手に活用するためには「何のために」シートが必要なのかその「目的」を明確にする必要があります。何のためにシートを用いるのかが明らかになれば、おのずと必要なデータも把握しやすくなり、集計も容易になるでしょう。

チェックシートの活用例2選

業種や業務内容を問わず活用できるチェックシートは、さまざまなシーンで活用可能です。チェックシートの活用事例をご紹介し、使用目的やメリットについてお伝えします。また昨今進められるチェックシート電子化には、どのようなメリットがあるのでしょうか。

【活用例①】入居時チェックシート（不動産業向け）

不動産取引には契約をはじめ、数多くの確認事項が生じます。そのためさまざまなシーンで、チェックシートが活用されます。賃貸契約時に欠かせない入居時チェックリスト（現況確認書）もその一つです。賃貸住宅で暮らすことが決まった新たな入居者に対して、入居した時点での室内の汚れや傷など不具合の有無の確認のために渡します。いったん入居して生活すると状況が変わってしまうため、あくまで「入居時」のタイミングで確認する必要があります。

とはいえ、入居者にとっては一番忙しい時期の記入となり、煩わしい作業となるのは否めません。紙の書類は郵送が必要になるため、さらに厄介です。しかし入居時チェックリストは、入居時点での物件状態を明確にする書類であり、物件から退去する際の「原状回復」でも大きな意味を持っています。借りる側である入居者、貸す側であるオーナーサイド双方にとって重要なチェックリストと言えるでしょう。

【基礎知識】入居時チェックシートとは

入居時チェックリストとは、新たな契約を結んだ賃貸物件の「引渡し」時点での状況を示す書類です。貸す側が入居前に不具合を確認してはいるものの、細かい部分の見落としがあるケースは少なくありません。例えば一見するとわかりづらい壁紙や床などの傷、扉の建て付けの不具合や水回りの細かい不具合などが該当します。入居時チェックシートを用い、入居時の状況確認と不具合の有無を調べる必要があります。

チェックシートの活用により、不具合があれば入居者は修理を依頼できます。また退去する際、「原状回復」を行わなければなりません。原状回復とは、賃貸物件を借りた側の故意・過失によって賃貸住宅に生じたキズや汚れ（損傷）等を元の状況に戻すことを意味します。入居時チェックシートがあれば、最初からあった傷や汚れを示すことが可能となり、修繕コストの軽減が図れます。

加えて入居時チェックシートは、オーナー側にとっても大きな意味を持ちます。退去時の「原状回復」は基準が曖昧なため、入居者側に責任がないと見なされればオーナーが修繕を行わなければなりません。チェックシートが入居時の状態を示す証拠になります。退去の際、チェックリストの内容と明らかに差異があれば、入居者に修繕費用を請求できる場合もあるでしょう。

入居者、貸す側共に「入居時の状況に納得している」という意思を示す書類となり、不要なトラブルが軽減できるのも入居時チェックシート作成のメリットと言えます。

入居時チェックシートを作成する方法

入居時チェックシートは、物件契約で関わった不動産会社から渡されることがほとんどです。
賃貸契約後、入居を迎えたのにチェックシートを渡されていない場合は、一度問い合わせてみるといいでしょう。入居者自身で作成するのも一案です。

先ほどお伝えした通り、入居時チェックシートは入居時の状況を証明する書類です。このタイミングで作成しなければ、退去時に必要のない原状回復費用を請求されるなどのトラブルにつながりかねません。貸し手となる不動産会社、オーナーの皆さんも、不要なトラブル回避には作成が不可欠です。ここからは、入居者として「入居時チェックシート」を作成する場合について解説します。

記載内容

一般的な入居時チェックシートには、それぞれの部屋の内装と設備の項目が一覧として並んでいます（上記sample参照）。項目にある内容を調べ、汚れや傷を含めた破損がないかを丁寧に確認しましょう。入居後のタイミングですぐにチェックし、記入することが大切です。チェックシートを使用し、入居前からあった汚れや傷なのかを明確にします。

チェックするタイミングと提出期限

入居時チェックシートの提出には期限があります。不動産会社など貸主が設定しているもので、入居後1週間から10日以内の提出が一般的です。設定された期限を過ぎてしまうと、以前からあった傷や汚れを認めてもらうのが難しくなります。入居後の忙しいタイミングではありますが、提出期限は守るようにしましょう。

入居時チェックシートは電子化が便利！

入居時チェックシートは貸主、借主双方にとって不可欠な書類です。オーナーや不動産会社など貸主の皆さんの場合、紙での作成が習慣となっているかもしれませんね。

ただ、転居したての入居者はやることが多く、書類の記載を煩わしく思うのも事実です。紙の記載が面倒なうえ、郵送まで必要となると手続きそのものが億劫になってしまいます。貸主は複数の借主（入居者）の入居時チェックシートを管理する手間が生じます。紙の場合、郵送費のコストも必要になります。

紙の手続きにおける煩雑さを軽減するのに最適なのが電子化です。一般的には電子契約サービスは「契約書締結で利用するもの」と考える方が多いのではないでしょうか。電子化は入居時チェックシートのように、同じ書類に複数の人間が目を通すケースにこそ適しています。

電子化サービスにはさまざまな機能がありますが、特におすすめなのがチェックボックス機能です。
クラウドコントラクトなら、送信前の文書内で簡単にチェックボックス欄の設置ができます。チェックシートをすぐに作成、送付、管理できるメリットは大きいです。クラウドコントラクトの便利な使い方については、最後の章で詳しくご紹介します。

【活用例②】検収チェックシート（検収書）

ビジネスにおいて、納品された商品・サービスが発注した通りの数量で、仕様や品質を満たしているか、不備などがないかの確認を「検収」と言います。検収が完了し、商品を受けとることを示すのが検収チェックシート（検収書）と呼ばれる書類です。

検収チェックシート（検収書）は発注側が受注側に対して発行する書類となります。受注者側にとっては「納品に問題はなかった」証となるため、納品後のトラブルやクレームを防ぐ意味を持つ書類です。発注者側に作成する義務はないものの、双方の信頼関係構築においても欠かせない書類のひとつとなっています。検収チェックシート（検収書）の作成方法についてくわしく見ていきましょう。

【基礎知識】検収チェックシート（検収書）とは

発注した商品やサービスが注文通りの内容なのかを確認し、種類や数量、内容などに不備がないことを示すための書類が検収チェックシート（検収書）です。発注側が、発注した内容と納品物に違いがないかどうかを確認したことを示します。商品・サービスを納品する受注側からすると、不足や不備はなかったことを証明する書類でもあります。

検収チェックシート（検収書）の発行は、法律で義務づけられたものではありません。けれども納品後のトラブル、クレーム回避のためにも作成する意義はあると言えるでしょう。また検収書の発行を基準として、受注側が売上計上処理を行っているケースもあります。検収チェックシート（検収書）は、商品やサービスの受発注において、双方が信頼関係を築き、スムーズに取引を行うために定着した側面も持っています。

検収チェックシート（検収書）を作成する方法

検収チェックシート（検収書）は、決まった様式・書式はありません。基本的には受注側が書類を準備し、発注側が発行するケースがほとんどです。作成の手順は、おおよそ次の5つの手順の通りです。

【ステップ1】商品、サービスの発注を受けた受注者が書類を準備

【ステップ2】受注内容を記載し、発注者に送信する

【ステップ3】発注者が検収書の内容と納品物に齟齬がないか、数量や仕様、品質などを確認し検収を終える

【ステップ4】納品を確認、検収した旨を記し発注者に送信

【ステップ5】発注者が検収チェックシート（検収書）を発行し受注者へ送信

記載内容

今回ご紹介する検収チェックシート（検収書）のサンプルは、WEBサイト制作会社がクリエーターに向けて発行する検収書となります。

書き方や仕様に厳密なルールはありません。ただし、証明書となるべき書類ですから、会社名や検収日、検収者や検収内容については必ず記載するのがポイントです。

検収チェックシート（検収書）は電子化が便利！

検収チェックシート（検収書）を活用した発注者と受注者間のスムーズな取引には、電子化をおすすめします。特に毎月発生する取引であれば、その都度検収チェックシート（検収書）を発行しなければなりません。紙で作成した場合、保管場所の確保、印刷コストがネックとなります。データであれば保管や印刷にまつわる課題をクリアにすることが可能です。当然ながら郵送に関わるコスト削減も実現できます。発送周りの人的コストやミスも減らせます。

管理・保管に関してはコストの問題にとどまりません。電子帳簿保存法の改正により、帳簿・書類を電子データは7年間、保存する必要があります。紛失や経年劣化のリスクを考えても、電子化での管理が適しています。またキーワードや条件を設定し、容易に検索できるため、書類が見つけやすいことも利点の一つです。

また納品を確認した後、すぐに書類を発行できるため、取引を迅速に終えられるのもメリットです。

チェックボックス機能を付帯する電子契約サービスクラウドコントラクトなら、検収チェックシート（検収書）の作成、送付、管理も簡単です。便利な活用方法は、次の章でお伝えします。

チェックシートを電子化する方法（クラウドコントラクトを利用）

電子契約サービス「クラウドコントラクト」には、チェックボックス機能があります。送信前の文書の中にチェックボックス欄を設置するもので、チェックを入れてほしい箇所に簡単に設置できるのが魅力です。チェックシートに不可欠なチェックボックス欄を迅速に作成でき、電子データとしての送信も行えます。

ここからはクラウドコントラクトを使ったチェックシートの作成方法を具体的に説明しますので、書類の電子化にお役立てください。

【Step1】チェックシートを電子データで準備をする

紙と同様に、まずはチェックシートを作成します。WordやExcelなどを活用してチェックシートを作成した後、PDFデータとして保存しておきます。

【Step2】クラウドコントラクトから送付する

【Step2】では賃貸契約で用いる入居時チェックシートを例に挙げて説明します。それぞれの部屋の内装と設備に汚れや傷など破損がないかチェックする項目を入れて作成したものです。一度書類を作成し、アップロードすれば、あとは簡単です。一般的なメールを送信するのと同じく、スピーディに送信することができます。詳しい送信手順は次の通りです。

①Step1で作成したPDFデータをクラウドコントラクトにアップロード

②チェックボックスを設置

③送信先のメールアドレスを入力

④送信

【Step3】（受信者）チェックリストを記入する

アップロードしたチェックシートを送信した後、送った相手にはクラウドコントラクトからメールが届くようになっています。また受信者がアカウントを取得する必要もないため、気軽に利用できます。

送信されたメールにはURLが記載されていますので、相手はそれを開くだけです。URLをクリックして開くだけで、チェックシートを簡単に確認できます。確認した後、受信者がチェックシートを記入します。こちらも簡単に記入できるようになっています。

【Step4】チェックリストを保存する

チェックシートの受信者がチェックを終えたことは、クラウドコントラクトからのメールで確認できます。チェック完了後のメールは、発送者・受信者それぞれに送付されます。送付されたメールにはURLが記載されており、開くと記入済みのチェックシートの確認が可能です。もちろん、チェックシートをPDFでダウンロードして自分のPCに保存することができます。またチェックシートは、クラウドコントラクトで保存、管理することも可能です。

【まとめ】電子契約サービスを活用してチェックリストを電子化しよう！

チェックシートは、データの収集や確認、チェックが簡単に行える書類です。ビジネスシーンでは重要な記録を残せる書類であり、ミスやもれをなくすのにも役立ちます。賃貸取引の現況確認で用いる入居時チェックシートをはじめ、ビジネス一般で用いる検収チェックシート（検収書）まで活用の範囲は多岐にわたります。

一方で複数間のやり取りであり、保存や管理に手間やコストもかかります。またスピード感のある取引を実現するためには、ペーパーレス化が適している書類とも言えます。チェックボックス機能を付帯する電子契約サービス、クラウドコントラクトを用いれば、紙の書類をすぐに送信することができます。書類の発信者、受信者それぞれが簡単に手続きできるのもメリットです。

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