電子契約導入のメリット・デメリット12選。デメリットの解消方法も紹介

コスト削減(経費削減)や業務の効率化に効果があることから利用する企業や個人事業主が急増している電子契約サービス。電子契約書はpdf書類などでアップロードした契約書に電子署名をして締結されるものです。契約書の作成、契約、保管が全てデータの形で行われます。ITの発達に伴い様々な手続きがペーパーレス化されているので契約書の電子化という流れも自然と言えますね。

しかし、電子契約には多くのメリットがある一方でデメリットや注意すべき点も存在しており、それぞれをきちんと把握した上で導入を検討する必要があります。この記事では電子契約サービスを導入する12のメリットとデメリットを詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

電子契約のメリット

1.経費とコストを削減できる

契約にかかっていた諸々の費用を削減することが可能です。紙の契約には印紙税や郵送費、契約書の作成や郵送を行う社員の人件費と様々な経費がかかっています。一回の契約にかかる費用は少額でも、年間を通してみるとその金額はかなりのものになることが多いです。

電子契約は印紙税や郵送費が不要で、契約書の送付や締結状況の確認などもオンライン上で素早く行えるため、契約に必要な経費を大幅に削減できます。

2.契約業務を効率化できる

電子契約では、紙の契約と比べて簡単に契約を結べるので工数の削減・業務の効率化を実現できます。例えば紙の契約では契約書の郵送にもかなり時間がかかっていましたが、電子契約ではオンラインで契約書を送るので郵送にかかっていた時間が一切かかりません。また業務効率化は契約締結までのリードタイムの短縮にも繋がるので、商談後にスピード感を持って契約を行うことができます。

3.契約書類の管理が簡単に行える

電子契約では締結した書類を簡単に探すこと可能です。紙で契約書を作成されている方には「あの契約書どこに保管してたっけ?」とあちこち契約書を探し回ったり、多くの契約書が入ったファイルを1ページずつめくって契約書を取り出したりした経験のある方もおられると思いますが、電子契約では契約書をオンライン上で検索して簡単に確認することができます。このように、電子契約には契約書を探すのにかかっていた手間を省く効果もあります。

4.契約書の保管場所がいらない

電子契約では締結した書類をクラウド上で保管するので、書類の保管スペースが必要ありません。契約書の中には10年間保管しなければいけない書類もあり、保管場所の確保に苦労する企業が多いですが、電子契約ならオンラインで保管できるので保管スペースを削減できます。

なお、クラウドコントラクトでは契約書をPDFファイルでダウンロードする機能をご提供しており、パソコン内や印刷して紙媒体で保管することにも対応しておりますので、オンライン以外での保管をご希望の方もご利用いただけます。

5.セキュリティを強化できる

意外に感じるかもしれませんが、電子契約を導入することで契約書の改ざんや捏造を防止することも可能です。電子契約は特殊な暗号で情報を保護しており、本人が持つパスワードでしかアクセスができません。またデータを書き換えるなど、情報の変更(改ざん)を行うとシステムが検知して履歴を残す仕様になっているので、不正行為が行えません。よって、パスワードを適切に管理することで紙の契約書よりも安全に契約書を保管できます。

6.契約更新の確認漏れを防止できる

電子契約では締結した書類にアラートを設定することで契約更新を忘れずに行うことが可能です。設定した日時にメールが配信されて契約の更新を促してくれるので、紙の契約では起こりえた契約更新の確認漏れを防止できます。

7.リモートワークへの対応が容易

電子契約はオンラインで完結する契約方法なので、リモートワークにも簡単に対応できます。これまでの紙の契約ではハンコのために出社する必要などがありましたが、電子契約ではハンコが必要ないので自宅でも簡単に契約業務を行うことができます。

電子契約のデメリットと注意点

1.中央集権型だとサイバー攻撃のリスクがある

電子契約はオンライン上で契約を行うので、サイバー攻撃を受けるリスクがあります。電子契約サービスは締結した書類をまとめて保管する中央集権型の設計になっている場合が多いため、万が一セキュリティが突破されたときに情報漏洩が避けられません。ただし、現在は各社でセキュリティ対策を行っておりサイバー攻撃の被害にあう危険性はかなり低くなっています。

 

2.電子契約できない書類もある

電子契約が禁じられている契約と契約書
  • 定期借地契約
  • 定期建物賃貸借契約
  • 宅地建物売買等の媒介契約書
  • 宅地建物売買等契約における重要事項説明時に交付する書面
  • マンション管理業務の委託契約書
  • 訪問販売等において交付する書面
  • 公正証書が必要な契約
  • 国際条約に基づいて行われる契約(国際海上物品運送法など)

書類によっては電子契約が認められておらず、書面での契約が義務付けられている場合が あります。下記の契約は電子契約が不可能なので導入前に確認しておきましょう。上記のリストは電子契約が使用できない契約書の一覧ですが、ざっと目を通すと不動産関係の契約が多いことが分かります。特に不動産関係の方は自社で行う契約が電子化できるかを入念に確認しましょう。

3.受け入れない企業もある

取引先企業によっては電子契約に対して抵抗感を持つ可能性があります。これまでの契約方法とは大きく異なるので当然ですが、もしも相手方が電子契約に後ろ向きである場合は相手方にもメリットがある点や安全性に関しての不安を取り除くことが重要です。

4.社内の業務フロー変更が必要になる

書面での契約とフローが違うので契約に関するルール作りや電子契約に関する社員の教育 などに手間がかかってしまします。もちろん長期的に見ればメリットの方が間違いなく大きいですが、契約フローの変更にかなり工数がかかってしまう企業にはハードルが高いかもしれません。

5.取引先への説明が必要になる

電子契約を利用するには、取引相手への説明も必要です。電子契約の締結は、PCやスマートフォンでメールの送受信とブラウザ(Internetexplorer、Google Chrome、Safariなど)を使ってインターネットを閲覧するといった基本的なパソコンスキルのみで十分に行えます。しかし、相手方のITリテラシーが著しく低い場合、操作方法などに関しての説明が必要な場合がありますので円滑に契約を取り交わせない可能性があります。

デメリットを解消するサービス選びのポイント

電子契約にはメリットだけでなく、少なからずデメリットもあることをご紹介しましたが、実はサービスによってはご紹介したデメリットが発生しにくいものもあります。ここではそれぞれのデメリットを解消するためのサービス選定ポイントをご紹介します。

サイバー攻撃対策のポイント

情報が一箇所に保管されているか、分散して保管されているかを確認しましょう。一箇所に情報が集まっていると、サイバー攻撃でセキュリティが突破されると全ての情報が漏洩してしまいますが、分散して情報を保護することで突破するセキュリティが増えるので安全性を高められます。具体的にはデータの分散化と暗号化が行えるブロックチェーン技術を利用した電子契約サービスが安全です。ブロックチェーン技術は情報を分散して保管でき、さらに特殊な暗号を利用して情報を保護しているため非常に安全性が高いです。

クラウドコントラクトは国内で最初にブロックチェーンを導入した電子契約サービスで、データを分散・暗号化して保管しております。

取引先から了承をもらうポイント

電子契約サービスを提供する会社が取引先企業への説明を代行してくれるかどうか確認しましょう。相手方の電子契約への抵抗感をなくすためには、セキュリティに関する不安や法律の面での心配を取り除くことが重要です。しかし専門的な質問にはなかなか答えにくいと思いますので、相手方への説明の代行か、電話サポートを用意している会社のサービスを導入しましょう。提供会社が直接説明することで電子契約に対する抵抗感の軽減に繋がります。

取引先への説明のポイント

操作方法がどれだけ分かりやすいかも大切なポイントです。電子契約サービスの中には一目見て感覚的に操作できるシンプルなサービスと、サービスと慣れるまでは説明書を読みながらでないと操作できない複雑なサービスがあります。取引先がITリテラシーの高い企業ばかりであれば気にする必要はありませんが、操作方法に関して説明する手間を省いたり、円滑に電子契約に移行したいのであれば使いやすさ・分かりやすさを重視しましょう。

【まとめ】電子契約は長い目で見るとメリットばかり!

電子契約のメリットとデメリットについてご紹介しましたが、長期的に見るとメリットの方が圧倒的に大きいです。もちろん導入にあたって取引先に同意を得る必要があったり、社員の教育にコストがかかったりするので導入のハードルはそれなりに高いですが一度軌道に乗ってしまえば電子契約のメリットを受け続けることができます。

多くの電子契約サービスが無料トライアルを実施していますので、少しでも興味があれば実際に電子契約サービスを使ってみてメリットを体感してみることをおすすめします。

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