失敗しない電子契約導入の11の手順を詳しく解説

契約業務の効率化や経費削減が可能なため注目されている電子契約ですが、従来の書面での契約と契約に必要な作業が大きく異なるため、導入にあたって様々な準備が必要で、ただ契約して導入するだけでは社内や取引先を混乱させるだけでコストや業務量の削減効果は見込めません。

この記事では電子契約を失敗せず導入できる手順を詳しくご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

1.導入する目的を明確化する

ポイント
  • 電子契約サービスによって機能やプラン、ターゲットの企業(業界・規模)は異なる
  • 自社の規模や解決したい課題を把握したうえで選ばないと、「必要な機能がない」「不要な機能が多く料金が高額」といった事態になる
  • 契約書を扱っている電子契約はサービスの乗り換えが行いにくいため最初が肝心

電子契約サービスを導入する際は、自社でどのようなニーズを満たすために導入するのかを明確にしなければなりません。なぜなら電子契約サービスは各々が特徴を持っており、サービスによって解消しやすい課題・解消しにくい課題が異なっているためです。

例えば様々なシステムと連携できる電子契約サービスを導入すれば、既存のシステムと連携させて契約に関わる業務を一段と効率化することが可能です。これは「契約工数の削減」というニーズを満たしたいのであればピッタリです。しかし、その一方で価格が高くなりやすいという側面もあるため、「費用削減」が第一の目標である企業であればニーズに合わないサービスになってしまいます。
まずは自社のニーズを明確化して、ニーズを十分に満たせるサービスを検討しましょう。

2.法務担当者へ説明を行う

電子契約が法的に有効であること、契約書の内容やフローに一部変更が生じることを法務担当者に説明しましょう。電子契約を導入するには既存の契約フローを見直したり、契約書の文言を見直したりする必要があるため、法務部や法務担当者の協力が欠かせません。電子契約でも法的効力があるということ・裁判沙汰になった時でも証拠力を発揮することなどを説明するようにしてください。

ただし、近年は電子契約が普及し始めており、認知度が高まっているので詳しい説明は不要な場合もあります。また、法務部や法務担当者主導で電子契約を導入する場合、この説明は不要です。

3.電子契約を活用する書類の決定

どの契約書を電子化するか決めましょう。もちろん全ての契約書を電子化できれば良いですが、いきなり全ての契約を電子契約で行うと社員が混乱する可能性が高いので、少しづつ電子化する契約書を増やしていくことが望ましいです。いきなり全ての契約を電子化して「結局、紙の契約の方が慣れていてやりやすい」という雰囲気ができてしまうと、電子契約が定着しなくなってしまう恐れがあります。

電子契約を定着させるには、重要度の低い契約書、使用頻度の高い契約書から徐々に電子化していくことがおすすめです。重要度の低い契約書から始めることで電子契約の操作に慣れていけるので、ゆくゆくは重要な契約書でもスムーズに契約を行えるようになります。
また使用頻度の高い契約書から電子化することで、契約担当者が「電子契約の方が契約の手間が省ける」ことを実感できるので電子契約の定着につながります。

4.各社の電子契約サービスを比較検討する

電子契約を導入する目的、電子化する書類の範囲を決めたらサービスを比較検討しましょう。導入の際、聞いたことがある有名なサービスやなんとなく良さそうなサービスを安易に導入してしまうと期待していた効果を得られないことがあるので注意が必要です。
ここでは目的別の比較ポイントをご紹介します。

 

契約業務にかかる経費を削減したい企業の場合

まずは月額費用を確認しましょう。電子契約では書面の契約にかかる様々な費用を削減できますが、現状かかっている契約費用よりも高額なサービスを導入してしまうと、かえって書面の契約よりも費用がかさんでしまいます。
また、サービスによっては送信費用など、月額費用のほかに別途料金がかかる場合があるので注意しましょう。

契約業務だけでなく、関連する業務も効率化したい企業の場合

電子契約には他のクラウドサービスや社内システムと連携できるものがあり、それらを活用することで他の業務の効率化を図ることもできます。これらの機能の利用を検討されている方は、システム連携ができるかどうかや、また用途に応じて社内システムとの連携といったカスタマイズを行えるかを確認しましょう。

なお、連携システムがついている電子契約サービスは費用が高額である場合が多く、社内にエンジニアが必要になる場合もあるので注意が必要です。

主にリモートワークで活用したい企業の場合

簡単に操作できるサービスか確認しましょう。機能が多く直感的に操作できないサービスの場合「リモートワークで利用したいのに操作方法が難しく、契約が滞ってしまった。」というような事態が起こりかねません。

現在、クラウドコントラクトを含め、多くの電子契約サービスが無料トライアル(お試し利用)を実施しています。実際に利用してみて使いやすいサービスを選ぶことが大切ですので、これらを積極的に利用するのが成功のコツです。

5.お試し利用して使い勝手を確認する

電子契約サービスは一定期間お試し利用できるサービスが多いので、検討するサービスを絞り込んだら無料トライアルを申し込んで使用感や業務上問題ないかを確認しましょう。実際に使用してみて問題なければ本格的に電子契約導入に向けて動き出します。また取引先や契約業務の関係者に電子契約を導入する予定であることを伝えておき混乱を防ぎましょう。

6.電子化する契約書の文面を確認・変更する

電子契約では書面の契約書に特有の文章を変更する必要があります。例えば「本書2通を作成し、各自1通ずつ保管する。」という文章であれば「本電子契約書ファイルを作成し、各自電子データで保管する。」といった文章に変更する必要があります。

電子契約に応じた文章に変更しないと契約書として成立しないので、きちんと確認をして契約を取り交わすようにしてください。サービス提供企業に電子契約の文面について相談するのも有効です。

7.電子契約の運用方法・承認ワークフロー整理する

ポイント
  • 決済者や利用権限を持つ社員を決める必要がある
  • ワークフロー(稟議)の流れも決定する必要がある
  • 曖昧なまま運用すると「独断で契約が行われる」「テレワークや決裁者の出張時に稟議が滞る」などのトラブルにつながる

電子契約に移行する際には運用方法を整理する必要があります。例えば電子契約における決済者を決めたり、どの社員に利用権限を与えるか決めたりする必要があります。

また、ワークフロー(稟議)の整理も重要です。運用方法やワークフローを曖昧にしてしまうと、利用権限のない社員が契約してしまう、テレワーク下で契約が滞ってしまうなどのトラブルに繋がる可能性が高くなってしまいます。本格的に運用を開始する前に契約書を送信する際の承認ルートを明確にし、どの社員から順番に承認するのかを事前に決めておくようにしてください。

8.社内規定を電子契約に対応したものに整備する

主な見直しポイント
  • 契約に関する社内規定がある場合、紙の契約書のみを想定したものであることが大半なので見直し(改訂or規定の新規作成)が必要
  • 個人事業主や一人法人は飛ばしてOK
  • 「文書」という言葉には「電子ファイル(=電子契約書)」が含まれることを明記する
  • 「電子ファイル(=電子契約書)」は押印ではなく署名で契約の締結や稟議の承認を行うことを明記する(電子契約には印鑑がないため)

契約書の文面変更だけでなく、社内の契約規程も電子契約に対応した文面に変更する必要があります。例えば、押印規程や印章管理規程に「文書に対する押印」という文言がある場合、電子契約を導入する際は「電子ファイルに対する電子署名」という文言に変更する、もしくは「文書には電子ファイルを含める。」といった文言を追加しなければなりません(従来の規程の他に電子契約専用の規程を設けることでも対応できます)。

個人事業主や一人法人の方はこの作業は飛ばしていただいて構いません。また、複数の社員がいる企業様で社内規定を設けていない方は、この機会に作成することをご検討ください。

9.電子契約の導入と運用ルールを全社にアナウンスする

電子契約を導入することを全社員にアナウンスをします。運用方法がどのように変わったのか、電子契約の決裁者は誰なのかを社員に告知しましょう。

加えて、実際に契約業務を行う担当者には操作方法や運用ルールに関してより詳細な説明を行いましょう。この機会を設けることで、よりスムーズに電子契約に切り替えることができます。

10.取引先への通知・説明を行う

最後に取引先に電子契約の利用の同意を得ましょう。例えば取引先との力関係で自社の方が強い立場ならリーダーシップを持って契約の電子化を進め、一方で立場が弱い場合は電子契約を利用することのメリットを紹介し、相手方にとってもメリットがある点を説明して同意をもらうようにしましょう。

いずれの場合も法的な安全性・電子契約の操作方法について説明して電子契約に関する不安を取り除くことが重要になります。電子契約について詳しい説明が難しいようであれば、サービス提供企業に説明を代理で行ってもらえないか交渉したり、説明資料の作成などのサポートを依頼することも検討しましょう。

11.電子契約サービスを契約する

無料トライアル後、ここまでの導入準備が終わったらいよいよ電子契約サービスを導入します。最後にサービスの機能や料金に関して最終確認をして問題がなければ契約しましょう。

【まとめ】導入後はカスタマーサポートを活用して運用しよう!

ここまでで電子契約サービスの導入が完了しましたので、あとは実際の業務で活用していくだけです。導入直後の使い慣れないうちは「契約書の送り方がわからない」「契約書の保管場所はどこ?」といった不明点が多く出ると思いますので、カスタマーサポートを上手に活用しながら運用していきましょう。また、自社だけでなく取引先も同様の疑問を抱くことが予想されるため、不明点はカスタマサポートに遠慮なく質問するようにしてください。

導入直後は何かとサポートに頼ることになる可能性が高いため、導入する電子契約サービスは、サポート体制が手厚く、自社だけでなく受信する取引先企業にもサポートを提供してもらえるサービスを選択することをおすすめします。クラウドコントラクトは電話・メール・チャットの3種類の連絡方法に対応しており、ご契約者様と取引先企業様の両方にサポートを提供しておりますので、ぜひご検討ください。

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