【本当に安全?】電子契約の仕組みや契約の流れを丁寧に解説

最近、急速に広まっている電子契約サービス。具体的にどのように契約を締結するのか、またどのような仕組みで契約が成立するのかについてはご存じでしょうか?
この記事では電子契約の具体的な流れや仕組みについて解説します。

【電子契約】契約書作成から締結までの流れ

1.契約書作成

まずは契約書を作成してパソコンに保存しましょう。作成方法は2通りあり、紙で契約書を作成してからパソコンに取り込む方法と、初めからパソコンで契約書を作成する方法があります。ファイルの保存形式はWordまたはPDFのどちらかを選択します。

2.契約書アップロード

パソコンに保存した契約書を送信画面にアップロードします。アップロードしたら、送信先のメールアドレスや社内稟議用のメールアドレスなどを記載して契約書送信の準備は完了です。

3.契約書を送信

内容を確認して不備が無ければ契約書を送信しましょう。電子契約では送信ボタンを押すだけで簡単に契約書を送信できます。

4.暗号化&電子署名とタイムスタンプ付与(作業なし)

契約書送信のタイミングで電子署名とタイムスタンプが契約書に付与されます。これらは契約書を暗号化することで印鑑の代わりに契約書に法的効力を与えたり、契約書の改ざんを防止したりする役割を果たしています。

これはシステムが自動的に行う工程になるため、利用者様が行う作業はありません。

5.契約書の受信

送信したら受信者が契約書を確認します。受信者は送信者とあらかじめ決めておいたパスワードを入力することで契約書を開いて内容を確認できます。

6.承諾(契約締結)

受信者は契約書の内容に問題が無ければ契約に合意します。受信者が契約に合意したら契約締結となり、送信者側と受信者側に契約完了メールが届きます。

【よくある疑問】拒否された場合どうなるか

もし契約書に問題があり受信者側が契約を却下した場合、その契約書は破棄されて送信者側には契約が却下されたという内容のメールが届きます。契約を却下されてしまったら、相手方と打ち合わせをして再度契約を行いましょう。

暗号化・改ざん防止の仕組みと技術

電子契約の具体的な流れで少し触れましたが電子契約では契約書を暗号化することで契約書に法的効力を持たせたり、改ざんを防止したりしています。ここでは電子契約のどのような仕組みによって暗号化や改ざん防止が可能なのかをご紹介します。

電子署名(公開鍵暗号方式)

電子署名とは
  • 電子契約書に付与される署名
  • 紙の契約書のように氏名を入力すると契約締結となる
  • 公開鍵暗号方式というシステムで、署名者本人が契約を締結したことと、改ざんされていないことを証明する
  • 契約書に同意したことの証明のほか、同意後に契約書の内容が改ざんされていないことを証明する機能も持っている
電子署名とは電子上の契約書に付与される署名のことで、契約書が本人によって作成された正式なものであること・契約書が改ざんされていないことを証明する役割を持っています。具体的には電子署名の公開鍵暗号方式という仕組みによって契約書の本人性と非改ざん性を証明します。

公開鍵暗号方式とは、契約書を「公開鍵」と「秘密鍵」によって暗号化することで第三者からの不正なアクセスを防ぐ仕組みです。公開鍵とは契約書を暗号化する機能を持っており、秘密鍵では公開鍵で暗号化された契約書にアクセスできる機能を持っています。
この秘密鍵を第三者が特定することは現実的には不可能なので、秘密鍵を厳重に管理することで暗号化された契約書への第三者のアクセスを防止できるのです。秘密鍵は契約書の送信者のみが保有しているので、送信者の秘密鍵で契約書にアクセスできれば、その契約書は送信者本人から送られた正式な契約書であることが分かります。

また、電子署名では改ざんの検知が可能です。契約書を暗号化する際に特殊な文字列が生成されるのですが、この文字列は契約書の内容に基づいて生成されるので契約書が書き換えられると文字列も変化してしまいます。つまり、元の契約書の文字列と送信後の契約書の文字列を見比べることで契約書が改ざんされているかどうかを検知することが可能なため、非改ざん性を証明できるのです。

タイムスタンプ

タイムスタンプとは
  • 電子署名と併用することで契約書の法的効力をさらに強化している
  • 契約書が「いつ締結されたのか」を証明することができる
  • 契約書の内容が「いつ変更されたのか」を証明することができる
  • 契約の締結と契約書の内容の変更が行われた時刻にタイムスタンプを付与することで記録を残す

タイムスタンプは電子契約サービスにおいて、契約を締結する電子署名を行った時刻を記録するものです。タイムスタンプが付与された時刻に契約書のデータが確実に存在していたこと、その時刻に契約の締結が行われたことを証明することで契約書に法的効力を持たせます。

前述した電子署名と似ている部分もありますが、時刻の証明が行える点で電子署名とは異なります。電子署名は本人性・非改ざん性は証明することは可能ですが、その契約書が「いつ」から存在しているのかを証明することはできません。そこで契約書にタイムスタンプを付与することで、契約書が「いつ締結されたのか」を証明し、電子契約における法的安全性を高めているのです。

また、タイムスタンプはデータの非改ざん証明を行う役割も果たします。タイムスタンプによって最後にデータが更新された時刻も記録されるため、元データの最後の更新時刻と比較することで契約書の内容が改ざんされているかどうかを検知することが可能です。このように、電子署名とタイムスタンプを組み合わせることで、より強固に非改ざん性を担保することができるようになっています。

電子契約サービスの選び方

電子契約の仕組みに関して複雑だと感じた方も多いと思いますが、適切な機能が備わっている電子契約サービスを利用すれば仕組みを理解せずと利用できますのでご安心ください。ただしサービスを選ぶ上で注意すべき点がありますので、電子契約の仕組みや契約の流れの観点から選定ポイントをご紹介します。

【必須】タイムスタンプが搭載されているサービスを選ぶ

電子契約サービスの中にはタイムスタンプが搭載されていないものやオプションで追加しなければいけない場合があります。タイムスタンプは法的効力を高めるうえで必要不可欠な機能なので、必ずタイムスタンプが備えられているサービスを選ぶようにしてください。

ほとんどのサービスがタイムスタンプを導入していますが、一部のサービスは未対応であるため、念のため確認が必要です。なお、クラウドコントラクトはタイムスタンプと電子署名の両方を利用できます。

【必須】取引相手が登録する必要がないサービスを選ぶ

電子契約サービスの中には取引相手にも自社で導入したのと同じサービスに登録してもらう必要がある場合があります。電子契約に移行する上で取引相手への説明や同意を得ることは1つのハードルになっていますが、取引相手も同じサービスを登録する必要があると電子契約へのハードルがさらに高くなってしまい、スムーズに電子契約に移行できない可能性が高まります。

せっかく導入しても、相手方に拒否されてサービスを十分に活用できないのは非常にもったいないので、取引相手の手間を最小限に抑えられる電子契約サービスを 選びましょう。

【まとめ】電子契約の流れ・使い方はシンプルで簡単

電子契約でどのように法的安全性を担保しているかの仕組みに関しては難しいですが、契約の流れや利用方法は非常にシンプルです。ただしサービスによっては直感的に操作できないものや機能が多すぎて使い方が分からないものもあるので、トライアルなどを通して使いやすいサービスを吟味して導入するようにしましょう。

また、安全性を担保するうえで必要な機能が備わっているか、取引先に受け入れてもらえそうかも考慮して自社に合った電子契約サービスを検討するようにしてください。

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