【本当に安全?】電子契約の仕組みや契約の流れを丁寧に解説

最近、急速に広まっている電子契約サービス。具体的にどのように契約を締結するのか、またどのような仕組みで契約が成立するのかについてはご存じでしょうか?
この記事では電子契約の具体的な流れや仕組みについて解説します。

電子契約とは

仕組みをご紹介する前に、「そもそも電子契約とは何か?」簡単にご紹介してしておきます。電子契約とはインターネットを通じて契約書の電子データを送り、サーバーやクラウドで契約書の電子データを管理する契約方法のことです。

書面の契約書では安全性のため、契約書に印鑑を押印していましたが、電子契約では「電子署名」「タイムスタンプ」という2つの機能によって安全性を保っています。

電子署名・タイムスタンプの関係性

一言で説明すると、電子署名とタイムスタンプはお互いの機能の欠点を補完しあう関係性です。「どういうこと?」と疑問ですよね。以下で分かりやすく説明します。

まず契約書を電子データで保管する際に、満たすべき要件がいくつか存在するのですが、その要件の中に「完全性」という項目があります。完全性=「誰が」「どの契約を」「いつ」締結したかを証明できるようにする必要がある、ということです。
つまり、2つの機能が備えられていて初めて「完全性」を満たすことができ、安全な電子契約が行えるのです。

この章では電子署名の役割・仕組みをさらに詳細にご紹介します。
なお、役割・仕組みが理解できなくても安全に利用はできますので、ご安心ください。

電子署名の役割

電子署名とは
  • 電子契約書に付与される署名
  • 紙の契約書のように氏名を入力すると契約締結となる
  • 公開鍵暗号方式というシステムで、署名者本人が契約を締結したことと、改ざんされていないことを証明する
  • 契約書に同意したことの証明のほか、同意後に契約書の内容が改ざんされていないことを証明する機能も持っている

電子署名とは電子上の契約書に付与される署名のことで、契約書が本人によって作成された正式なものであること・契約書が改ざんされていないことを証明する役割があります。つまり「誰が」「どの契約書」を正式に締結したか、証明するということですね。

電子署名の仕組み

公開鍵暗号方式とは、契約書を「公開鍵」と「秘密鍵」によって暗号化することで第三者からの不正なアクセスを防ぐ仕組みです。

公開鍵とは契約書を暗号化する機能を持っており、秘密鍵を使うことで暗号化された契約書にアクセスできる仕組みになっています。秘密鍵=パスワードのようにイメージすると分かりやすいです。
この秘密鍵(パスワード)を第三者が特定することは現実的には不可能なので、秘密鍵を厳重に管理することで暗号化された契約書への第三者のアクセスを防止できるのです。

また、電子署名では改ざんを検知することも可能です。

契約書を暗号化するとahagstien13のような文字列が生成されるのですが、文字列は契約書の内容に基づいて生成されるので、契約書の内容が変わると文字列も変化してしまいます。
つまり、送信前の契約書の文字列と送信後の契約書の文字列を見比べることで契約書が改ざんされているかどうかを検知することが可能なため、非改ざん性を証明できるのです。

タイムスタンプの役割

タイムスタンプとは
  • 電子署名と併用することで契約書の法的効力をさらに強化している
  • 契約書が「いつ締結されたのか」を証明することができる
  • 契約書の内容が「いつ変更されたのか」を証明することができる
  • 契約の締結と契約書の内容の変更が行われた時刻にタイムスタンプを付与することで記録を残す

タイムスタンプが付与された時刻に契約書のデータが確実に存在していたこと、その時刻に契約の締結が行われたことを証明することで契約書に法的効力を持たせます。 つまり、契約書が「いつ」締結されたのかを記録するということですね。

また、タイムスタンプはデータの非改ざん証明を行う役割も果たします。

タイムスタンプでは、最後にデータが更新された時刻も記録されるため、元データの最後の更新時刻と比較することで契約書の内容が改ざんされているかどうかを検知することが可能です。
このように、電子署名とタイムスタンプを組み合わせることで、より強固に非改ざん性を担保することができるようになっています。

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプは時刻認証局という場所で発行され、電子データに付与されるという仕組みになっています。タイムスタンプは「要求」「発行」「検証」という3つの過程に分けられ、以下で各過程を紹介していきます。

  1. 利用者が電子データを時刻認証局に送り、タイムスタンプの付与を依頼する(要求)
  2. 時刻認証局がタイムスタンプをデータに付与して、データを返送する(発行)
  3. 元の電子データと返送された電子データを比較して、改ざんされていないことを証明する(検証)

このように信頼できる第三者機関にタイムスタンプの付与を依頼するという仕組みです。分かりやすく言うと、書面の契約書で日付の証明として郵便局で押される消印のようなものですね。

【電子契約】契約書作成から締結までの流れ

1.契約書作成

まずは契約書を作成してパソコンに保存しましょう。作成方法は2通りあり、紙で契約書を作成してからパソコンに取り込む方法と、初めからパソコンで契約書を作成する方法があります。ファイルの保存形式はWordまたはPDFのどちらかを選択します。

2.契約書アップロード

パソコンに保存した契約書を送信画面にアップロードします。アップロードしたら、送信先のメールアドレスや社内稟議用のメールアドレスなどを記載して契約書送信の準備は完了です。

3.契約書を送信

内容を確認して不備が無ければ契約書を送信しましょう。電子契約では送信ボタンを押すだけで簡単に契約書を送信できます。

4.暗号化&電子署名とタイムスタンプ付与(作業なし)

契約書送信のタイミングで電子署名とタイムスタンプが契約書に付与されます。これらは契約書を暗号化することで印鑑の代わりに契約書に法的効力を与えたり、契約書の改ざんを防止したりする役割を果たしています。

これはシステムが自動的に行う工程になるため、利用者様が行う作業はありません。

5.契約書の受信

送信したら受信者が契約書を確認します。受信者は送信者とあらかじめ決めておいたパスワードを入力することで契約書を開いて内容を確認できます。

6.承諾(契約締結)

受信者は契約書の内容に問題が無ければ契約に合意します。受信者が契約に合意したら契約締結となり、送信者側と受信者側に契約完了メールが届きます。

【よくある疑問】拒否された場合どうなるか

もし契約書に問題があり受信者側が契約を却下した場合、その契約書は破棄されて送信者側には契約が却下されたという内容のメールが届きます。契約を却下されてしまったら、相手方と打ち合わせをして再度契約を行いましょう。

電子契約サービスの選び方

電子契約の仕組みに関して複雑だと感じた方も多いと思いますが、適切な機能が備わっている電子契約サービスを利用すれば仕組みを理解せずと利用できますのでご安心ください。ただしサービスを選ぶ上で注意すべき点がありますので、電子契約の仕組みや契約の流れの観点から選定ポイントをご紹介します。

【必須】タイムスタンプが搭載されているサービスを選ぶ

電子契約サービスの中にはタイムスタンプが搭載されていないものやオプションで追加しなければいけない場合があります。タイムスタンプは法的効力を高めるうえで必要不可欠な機能なので、必ずタイムスタンプが備えられているサービスを選ぶようにしてください。

ほとんどのサービスがタイムスタンプを導入していますが、一部のサービスは未対応であるため、念のため確認が必要です。なお、クラウドコントラクトはタイムスタンプと電子署名の両方を利用できます。

【必須】取引相手が登録する必要がないサービスを選ぶ

電子契約サービスの中には取引相手にも自社で導入したのと同じサービスに登録してもらう必要がある場合があります。電子契約に移行する上で取引相手への説明や同意を得ることは1つのハードルになっていますが、取引相手も同じサービスを登録する必要があると電子契約へのハードルがさらに高くなってしまい、スムーズに電子契約に移行できない可能性が高まります。

せっかく導入しても、相手方に拒否されてサービスを十分に活用できないのは非常にもったいないので、取引相手の手間を最小限に抑えられる電子契約サービスを 選びましょう。

【まとめ】電子契約の流れ・使い方はシンプルで簡単

電子契約でどのように法的安全性を担保しているかの仕組みに関しては難しいですが、契約の流れや利用方法は非常にシンプルです。ただしサービスによっては直感的に操作できないものや機能が多すぎて使い方が分からないものもあるので、トライアルなどを通して使いやすいサービスを吟味して導入するようにしましょう。

また、安全性を担保するうえで必要な機能が備わっているか、取引先に受け入れてもらえそうかも考慮して自社に合った電子契約サービスを検討するようにしてください。

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