書面での契約では必要だった印鑑ですが、電子契約ではいずれのサービスでも印鑑は不要です。しかし契約が電子化されると印鑑がなぜ不要になるのか、よく分からない方は多いと思います。 ここでは電子契約で印鑑が不要な理由、書面の契約で印鑑が果たしていた役割についてご紹介します。
【契約の成立要件】元々契約書に印鑑は必須ではない
実は電子契約に限らず、書面の契約の場合も印鑑は必要ありません。以下が根拠となる法律です。
- １項 契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
- ２項 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。
これは本人たちに契約の意思があり、紙での契約が法律で義務付けられていない種類の契約であれば口約束であっても契約が成立するということです。つまり、これまで押していた印鑑は契約自体にはそもそも必要なかったのです。
印鑑の役割とは何なのか？
印鑑の役割は正式に契約が成立した証拠を残すことです。日本の法律では、民事訴訟法228条で、本人の印鑑が押印された書類を残しておくことで契約が成立したことが法的に証明できるとしています。よって、もし裁判などのトラブルが発生したときに備えて契約の証拠を残すために印鑑が必要だったのです。
4.私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
これは「契約書に本人の印鑑が押されていれば、正式に契約が成立したと考える」ということになります。 さらに本人の印鑑が押されているなら、本人が押印したのだろうと推定した判例もあり、これらの法律と判例を根拠として契約書に印鑑を押す頃が一般的になったのです。
つまり本人が契約したことを証拠として残せれば、印鑑でなくても法的効力を持たせることは可能なのです。
電子契約で証拠力を担保している仕組みと法的根拠
ここまでで契約において印鑑が必須でないことをご紹介しました。次に電子契約サービスがどのような法律を根拠として成り立っているのか、またどのような機能によって法律の要件を満たしているのかを解説していきます。
電子署名法
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
つまり、電子署名であっても本人性が確認できれば、正式に契約が成立したことを認めるという内容です。電子契約サービスでは電子署名という暗号機能を利用して、本人以外が契約書のデータにアクセスできないため、この要件を満たしています。
e-文書法
e-文書法はこれまで紙の状態での保存を義務付けられていた書類を電子データで保存することを認めた法律です。e-文書法では主に満たすべき要件が4つありますので、簡単にご紹介します。
1.見読性
データをパソコンやモニターなどで明瞭に出力できる。
電子契約サービスはインターネット環境さえあればデータをすぐに確認できるので見読性は満たしているといえます。
2.完全性
保存期間中にデータが滅失・毀損しないような対策が取られている。 またデータの改ざんや消去を検知できる仕組みが整っている。
電子契約はタイムスタンプという機能によってデータを書き換えを防止できるため、要件を満たしています。タイムスタンプはデータの変更があった時間を記録するものなので作成者が編集した時間と照らし合わせることで改ざんの有無が分かります。またデータを無断で書き換えた場合は検知してユーザーに知らせる仕組みになっています。
ちなみに、タイムスタンプは発行している機関と契約して付与する仕組みになっており、その信頼性は機関によって異なります。一般的に、一般社団法人日本データ通信協会が認定する「時刻認証業務認定事業者(TSA)」の認定を受けたタイムスタンプの発行期間は信頼性が高いとされていますので、電子契約サービスを選ぶ際は使用しているタイムスタンプの発行機関も確認するようにしましょう。
クラウドコントラクトでは、時刻認証業務認定事業者(TSA)の認定を受けた「アマノタイムスタンプサービス」を使用してタイムスタンプを発行しています。
3.機密性
本人もしくは許可を得た人以外がアクセスできない。
電子契約は電子署名という暗号機能で本人もしくは許可を得た人がアクセスできない仕組みになっているため、機密性も要件を満たしています。
4.検索性
必要なデータをいつでも引き出せる。
電子契約には文書の保管機能と検索機能が備わっており、いつでも必要なデータを引き出せるため、検索性も満たしています。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法もe-文書法と同じく、書類を電子データで保存することを認めた法律です。しかし、電子帳簿保存法は国税関係帳簿書類の電子保存に関する法律であるため、e-文書法とは要件が少し異なっており、以下3つの要件を定めています。
1.関連書類の備え付け
システム概要書や操作マニュアルなどのシステム関連書類を備えつけている。
これらは電子契約サービス側が用意しているため、要件を満たしているといえます。関連書類は社内で共有して、必要なときに書類を見れる状態にしておけば問題ありません。
2.見読性
電子データはパソコンやモニターなどで明瞭な状態で出力できる。
『e-文書保存法』の見読性の項目でもお伝えしましたが、電子契約サービスはインターネット環境さえあればデータをすぐに確認できるため、見読性は満たしているといえます。
3.検索性
電子データを「取引年月日」「取引金額」「取引先名称」などの主要な項目で検索できる。
『e-文書保存法』の見読性の項目でもお伝えしましたが、電子契約には文書の保管機能と検索機能が備わっており、いつでも必要なデータを引き出せるため、検索性も満たしているといえます。
印鑑付きの電子契約がある理由と注意点
ご紹介したように電子契約には印鑑が不要ですが、電子契約サービスの中には印鑑のようなイラストを付与できるサービスもあります。これは、これまで習慣だった印鑑が急になくなることに違和感を感じる方も多いため、安心感を持ってもらうために印鑑機能を用意したというのが理由です。
しかし、印鑑機能のあるサービスを選ぶ上で注意すべき点もあるのでご紹介します。
法的効力を強化する役割は全くない
電子契約の印鑑機能では本人性の担保ができない点や改ざんの検知ができない点に注意が必要です。印鑑機能はあくまで装飾であり、見た目を「契約書らしくする」以上の効果はなく、もちろん法的効力もありません。
印鑑があることでついつい安心感を持ってしまいがちですが、電子契約サービスを選ぶ際は、印鑑機能よりも先に電子署名やタイムスタンプといった証拠力に関わる機能がきちんと備えられているかを確認するようにしましょう。これらの機能がないと安全に電子契約を結ぶことができないので注意してください。
価格が高い
印鑑機能が搭載されている電子契約サービスは料金が比較的高い点にも注意が必要です。電子契約における印鑑は法的には意味がないとお伝えしてきましたが、法的に効果のないものを高い費用を払って備えたくない方には向かないかもしれません。
【まとめ】電子契約は印鑑なしで問題ない
ここまでの内容で電子契約では印鑑が不要であることがお分かりいただけたかと思います。印鑑機能には安心感を得られるというメリットはありますが、法的には効力がないという点は是非覚えておきましょう。
電子契約サービスを選定する際は電子署名やタイムスタンプといった必須の機能は必ず確認し、自社でどのような使い方をするか考えた上で必要な機能が備えられたサービスを導入することが大切です。また、印鑑機能をつけたい方も、まずはどのような機能が欲しいか優先順位をつけて電子契約サービスを選定することが重要です。印鑑機能はなくてもいい機能ということを忘れないようにしましょう。
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