不動産契約の電子化を検討している方必見!電子化にするための方法やメリットを解説

さまざまな分野でペーパレス・電子化の波が押し寄せる昨今、不動産取引も例外ではありません。2022年5月18日の改正宅地建物取引業法施行により、不動産契約書の「電子化」が解禁されました。電子化解禁に伴い、国土交通省は「重要事項説明 実施マニュアル」を公開しています。

今回は同マニュアルに記載された不動産取引時の書面の電子化におけるルールや留意ポイントを詳しく解説していきます。また不動産電子化に適した電子契約システムもあわせてご紹介しますので、業務効率化やシステム導入にお役立てください。

【なにが変わった?】不動産取引に関わる文書の電子化解禁

不動産取引では比較的高額な契約も多く、対面での契約が基本とされてきました。契約書の多くが紙で作成されるため、押印やサインが必要となります。また入居者をはじめ、オーナーや管理会社などさまざまな人間が関わるため、手続きも煩雑な傾向にありました。

しかし不動産売買や賃貸においてもオンラインの物件検索、内覧などが普及しつつあります。またコロナ禍を経てテレワークも進展し、対面の取引以外の可能性を求める動きも活発になった部分も背景にあるでしょう。そこで2021年5月に成立したデジタル改革関連法案のうち宅地建物取引業法施行規則の一部が改正され、2022年5月に施行されました。

法改正以前にオンラインで可能な不動産取引は、Web申込、重要事項説明、賃貸借契約書のみでした。今回の改正により、重要事項説明時に必要な重要事項説明書(35条書面)と賃貸借契約と同時に発行されることの多い不動産売買契約書(37条書面)の電子化が認められたのです。つまりIT重説と電子契約を活用すれば、申込〜締結までの一連の流れを非対面(オンライン)で完結できるようになったのです。

IT重説とは、IT(非対面)での重要事項説明を意味します。不動産物件の契約時に宅建士が必ず行うべき重要事項説明事項をパソコンやスマホなどのIT機器を活用して実施するものです。

法改正後は、このIT重説を行う際に不可欠な重要事項説明書(35条書面)についてもオンラインでの取引が可能となりました。実務的には貸借・売買・交換契約を締結した後に同時に発行されることの多い不動産売買契約書(37条書面)についても同様に電子化での取引ができます。

また重要事項説明書(35条書面)と不動産売買契約書(37条書面)に義務づけられていた宅地建物取引士(以下、宅建士)の押印義務も廃止されています。ただし、宅建士の記名は引き続き必要です。宅建士の署名は、直筆ではなく印字でも問題ありません。不動産取引においてペーパレス化が大きく進み、オンラインのみでの契約が可能となったのです。

【コスト大幅削減】不動産業界が電子化するメリット

①契約書への印紙貼付が不要

紙の契約書や領収書などの中には、印紙税法によって定められた印紙税を納めなければなりません。収入印紙を貼付する形で納付する「課税文書」です。

不動産取引で印紙税が必要となるのは、不動産売買契約書や住宅ローンなどの手続きで金融機関と締結する金銭消費貸借契約などです。リフォームなどで必要となる建築工事請負契約にも印紙税がかかります。

しかし電子化により、基本的に印紙の貼付が不要となります。不動産売買では大きな金額が動く事例も多く、課税額も大きくなってしまいます。印紙税が必要なくなることは、大幅なコスト削減にもつながるでしょう。

不動産取引に関する契約書と印紙税の額

不動産取引に
必要な文書の例
記載契約金額 印紙税額
(軽減措置※)
第1号文書
(不動産売買契約書)
金額の記載なし 200円
1万円未満 非課税
10万円以下 200円※軽減措置対象外
10万超え50万円以下 200円
50万超え100万円以下 500円
100万超え500万円以下 1千円
500万超え1千万円以下 5千円
1千万円超え5千万円以下 1万円
5千万円超え1億円以下 3万円
1億円超え5億円以下 6万円
5億円超え10億円以下 16万円
10億円超え50億円以下 32万円
50億円超えるもの 48万円
第2号文書
(建築工事請負契約書)
金額の記載なし 200円
1万円未満 非課税
100万円以下 200円※軽減措置対象外
100万超え200万円以下 200円
200万超え300万円以下 500円
300万超え500万円以下 1千円
500万超え1千万円以下 5千円
1千万円超え5千万円以下 1万円
5千万円超え1億円以下 3万円
1億円超え5億円以下 6万円
5億円超え10億円以下 16万円
10億円超え50億円以下 32万円
50億円超えるもの 48万円

※第1号文書の不動産売買契約書(但し、契約金額が10万円を超えるもの)のうち、平成9年4月1日~令和6年3月31日までに作成されたものについては軽減措置が取られています。

※第2号文書の建築工事請負契約書契約書(但し、契約金額が100万円を超えるもの)のうち、平成9年4月1日~令和6年3月31日までに作成されたものについては軽減措置が取られています。

②【事務作業が約55%削減】契約業務大幅な効率化

上の表のように、電子契約は書面の契約と比べて事務作業の工数を約55%も削減できます。
例えば書面の契約で必要だった「印刷」「製本」「収入印紙の貼付」「書類保管」などの事務作業は、電子契約であれば一切不要。印刷や郵送関連の作業を丸ごと効率化することが可能です。

このように、時間と手間を大幅に削減して事務作業以外の仕事に集中できるようになるのも電子契約のメリットと言えます。

【電子化する方法】重要事項説明実施マニュアルに沿って解説

2022年5月改正宅建業法施行により、不動産取引の電子契約が本格的に動き出しました。国土交通省は、不動産取引の電子化を適正かつ円滑に進めることを目的に「重要事項説明実施マニュアル」を公表しています。

ここまでは、電子化による変更点やメリットについて説明してきました。電子化は遵守すべきルールに沿って、適切な方法で行う必要があります。以降、不動産取引の電子化の具体的な手順を国交省のマニュアルに沿ってお伝えします。

【ステップ①】電磁的方法による提供に係る承諾の取得

不動産取引に欠かせない重要事項説明や書面の提供に関して、電磁的方法を活用して行う場合は①重要事項説明書等の電子書面を提供する方法(電子書面を電子メールにより提供、電子書面をWebページからのダウンロード形式により提供、など)及び②重要事項説明書等の電子書面のファイルへの記録方式(PDF、Wordなど)を示したうえで、相手方の承諾を得なければなりません。

電磁的方法とはいわゆる電子化のことで、マニュアルでは「電子的に作成した書面を電子メールや Web からのダウンロード形式等を活用する」方法と定義されています。

また場合によっては、重要事項説明書などの電磁的方法による提供を拒否されることもあります。その場合も、拒否する内容を申し出として取得しなければなりません。承諾時と同様の方法で取得しましょう。契約相手や書面の交付先に対し、電子化の承諾を得る詳しい方法は次の通りです。

電子化の承諾を得る具体的方法
方法① 承諾する旨を記載した書面(紙)を受領
方法② 承諾する旨を電子メール等で受信
方法③ Webページ上で、重要事項説明書等の電子書面を提供する方法(表1におけるいずれかの方法)及び重要事項説明書等の電子書面のファイルへの記録の方式を示し、Webページ上で承諾する旨を取得
方法④ 承諾する旨を記録したCD-ROMやUSBメモリ等の受領

上記承諾する旨を記載した書面等にかかる記載内容の例

  • 承諾した年月
  • 承諾を取得するための様式の作成者名(宅建業者名)
  • 重要事項説明書等の電磁的方法による提供を行う対象となる取引と書面が特定できる記載
  • 電子書面を提供する方法
  • 電子書面のファイル形式
  • 承諾した場合でも、改めて拒否する旨を申し出ることができる旨とその方法
  • 機器や回線トラブル等が生じた場合に重要事項説明書等の電磁的方法による提供を中止し、書面による交付に代える場合がある旨

※電磁的方法による提供に係る承諾を得る前に、書面の交付先である説明の相手方等が、宅建業者は、宅建業者が利用予定のソフトウェア等の利用が可能かどうかを確認する必要があります。

【ステップ②】重要事項説明書等の電磁的方法による提供の要件等の確認

契約や取引の必要事項が記載された重要事項説明書等を電子書面で提供する際には、以下2つの条件を満たす必要があります。

  1. 説明の相手方等が出力することにより書面(紙)を作成できるものであること
  2. 電子書面が改変されていないかどうかを確認することができる措置を講じている

なお、契約前に宅建士が取引条件に関する重要事項を説明する重要事項説明書(35条書面)に関しては提供時点で満たすべき要件が定められています。電子化の時点で上記の2.を含む要件に適応した書面を提供する必要があります。

電子化に当たっても、重要事項説明書の提供を行う宅建士を明らかにすることが定められてます。作成した重要事項説明書等の電子書面には、該当する宅建士の記名が必須となります。記名は直筆ではなくオンライン署名でも問題ありません。

また書面作成のファイルへの記録の方式についての指定はありません。しかし内容が確認できないような解像度が低いものは避けることが大切です。作成した電子書面を他のファイル形式に変換する場合に起こる文字や表の文字化けや文字欠けが発生していないかなどにも配慮も必要です。相手方が内容を明確に理解できるような電子書面を提供できるよう心がけましょう。

【ステップ③】重要事項説明書等の電磁的方法による提供の方法

不動産取引の電子化においては、相手方の承諾を得ることが大前提だと【ステップ①】で説明しました。この重要事項説明書等の電子書面を提供する方法についてもマニュアルで具体的に示されています。また電子書面のファイルの記録方式も同様です。具体的な方法は以下の①~③となります。

重要事項説明書等の電子書面を提供する方法
方法① 電子書面を電子メール等により提供
方法② 電子書面をWebページからのダウンロード形式により提供
方法③ 電子書面を記録したCD-ROMやUSBメモリ等の交付

さらに、上の①~③の方法で電子書面を提供することを、説明する相手に通知しなければなりません。例えば電子メールで電子書面を送信した場合、「メールで電子書面を送信しました」と電話で伝えます。相手がメールを開封したことが自動的にわかるような電子メールの開封確認機能などが備わっている場合、電話は不要です。

対面以外の郵送などで記録したCD-ROMやUSBメモリ等の交付をした場合も、電話や電子メール等で発送した旨を伝える必要があります。

【ステップ④】電子書面が改変されていないかどうかの確認方法の説明

契約や取引に電子書面を用いるにあたって、危惧されるのが「内容の改変」です。内容の改変があった書面が正確性や信頼性に欠けることは言うまでもありません。内容の改変がないことを証明する方法として有効だとされるのが「電子署名」と「タイムスタンプ」です。クラウドコントラクトでも導入しています。

タイムスタンプは電子書面が存在していた時刻、さらにそれ以降改ざんされていない証となるシステムです。また電子署名は作成元の確認ができることになります。電子署名は本人が文書の内容を確認、承認した証であり、紙文書の印鑑に近い役割を持っています。なりすましやメッセージの改ざんが行われていないことを証明する技術です。

つまり、重要事項説明書等の電子書面を提供する相手方には、次の点を伝える必要があります。

電子書面で提供する際に伝えるべきこと
提供する重要事項説明書等の電子書面が改変されていないかどうかを確認する書面の正確性、信頼性の証として電子書面タイムスタンプや電子署名書面のような方法があること。内容の改変がないことを証明するためにどんな方法を用いているのか。
電子書面が改変されていないかを確認する方法、システムの手順

【ステップ⑤】電磁的方法による提供の中止

一旦は重要事項説明書等の電磁的方法による提供を受けることを承諾した説明の相手方が、提供を拒否することもあり得ます。その場合は電子書面での提供中止の申し出に応じる必要があります。さまざまなトラブルにより電子書面が閲覧できず、その解消が困難なケースも同様です。

相手からの申し出があり、電子での取引が中止になった場合、説明の相手方等から拒否する旨の申し出を取得しなければなりません。説明の相手方等から拒否する旨の申し出を電子メールなどの方法で取得する時には、電子書面を書面(紙)に出力できる必要があります(最初から紙の書面の場合を除く)。

【まとめ】電子契約サービスを導入して業務効率化・コスト削減をしよう!

不動産契約の電子化解禁により、オンラインで賃貸や売買契約が可能となりました。書面作成や郵送など事務的な手間も省力化できるなど業務効率化につなげられます。時間や場所の制約がなくなり、多様な顧客ニーズにも対応可能となり、これまで以上に活発な取引が期待できるでしょう。

一方で、不動産契約の電子化手続きを進めるには、相手方の承諾が前提となります。多くの業界で電子化が普及しつつあるとはいえ、すべての顧客にITリテラシーへの理解が進んでいるとは言いがたいのが現状です。お客様に寄り添った丁寧な対応が不可欠と言えるでしょう。

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