電子契約書保管の基本ルールとは?守るべき法律のポイントを解説

従来は紙で保存すべきであった帳簿や契約書などを電子化して保存する電子契約。電子帳簿保存法のルールのもと、導入を進めていかなくてはなりません。加えて電子化した書類の保管・保存に関しても法律の要件が定められています。法律に則った保管・保存方法でなければ正式な書類の原本として認められないため、注意が必要です。そこで本記事では電子帳簿保存法に定められた電子契約書の保管方法について、2022年1月に施行された法改正もふまえて詳しくご紹介します。

電子契約の保管方法を定める「電子帳簿保存法」

国税に関連する帳簿や書類などを電子契約で締結するには、法律に基づいた一定の要件を満たす必要があります。電子契約書に関するルールを定めた法律が「電子帳簿保存法」です。では「電子契約書」とはどういった形式の種類が該当するのでしょうか。電子帳簿保存法における電子取引について詳しく見ていきましょう。

電子契約とは

電子契約とは、紙で作成していた契約書をデータ化し、オンラインで交わす契約のことです。書面の契約書で用いていた印鑑に代わり、電子署名を利用します。電子署名があることで、押印のある契約書と同じく法的な証拠力が認められています

電子契約はオンライン上のやり取りのため、契約業務の手間や時間を大幅に削減できます。また収入印紙も不要となり、コストカットとなるメリットは大きいです。加えて紙の書類では不可欠であった物理的な保管場所もいらなくなります。電子契約導入のため、情報漏洩防止などあらためてセキュリティ対策を強化することにもつながるでしょう。

一方、パソコンで作成した契約書でも、印刷後に署名・捺印したものは、スキャンして電子化して保存することが電子帳簿保存法で認められていますが、電子契約には含まれません。コラム内では、オンラインで完結する「電子取引」での契約書を「電子契約書」として解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類をデータ化し、保存することを可能とした法律です。正しくは「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言い、「電帳法」と表記される場合もあります。一般的な事業に関する契約書は、国税関係書類に該当します。つまり電子契約書も電子帳簿保存法に則った保存が必要です。2021年の法改正により、授受した電子的に取引した情報のデータ保存が義務付けられることとなりました

2022年施行の電子帳簿保存法改正のポイント

DX化の促進や書面での文書保存の負担を減らすなど時代の流れに即し、電子帳簿保存法の内容も見直しされています。2021年に法改正が行われ、2022年から新しい内容での施行がスタートしています。改正のポイントは次の4点です。

  • タイムスタンプ要件の緩和
  • 検索要件の緩和
  • 税務署への事前承認制度の廃止
  • 電子取引のプリントアウト保存の廃止

電子契約書がその時刻に存在したことや改ざんがされていないことの証明となるタイムスタンプや設定しなければならない検索の要件が緩和されています。また改正前に必要だった税務署への事前承認も廃止されました。電子化を促進するため、導入へのハードルを下げた改正内容となっています。

加えて基本、電子データで保存する電子取引ですが、経過措置も講じられました。令和5年12月31日まではプリントアウトでの保存も容認されています。

改正電子帳簿保存法に基づく電子契約書保管の基本ルール

電子帳簿保存法で定められた帳簿書類の電磁的記録による保存方法には、①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引のデータ保存の3つのパターンがあります。電子契約の保管は、3つ目の「電子取引のデータ保存に該当します。ここからは、電子取引のデータ保存の要件にフォーカスしてお伝えします。

保管期間と保存場所

領収書や請求書、決算書などの国税関係書類には保管義務があります。電子契約も従来の書面での契約と同じく、7年間は保管しておかなくてはなりません

保管・保存場所は、書類が作成、受領された日本国内の納税地となります。納税地にある電子媒体からアクセスできれば、クラウドサービスや海外サーバーにデータを保存しても問題ありません。
なお、バックアップデータの保存については、要件となっていません。ただし急な消失などに備えて、バックアップデータ保存が望ましいと記載されています。

真実性の要件を満たす

電子記録は削除・改ざんも容易です。そのため電子帳簿保存法では、書類の内容が改ざんされていないことを示す、改ざんされても履歴を確認できるようにする「真実性の確保」が要件として提示されています。「電子化された契約書が指定時刻に存在した」という真実性を確保するため、第三者機関でなされたタイムスタンプが大きな意味を持つのです。

具体的には、次の4つのうちから選ぶことになります。

  • タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
  • 保存するデータにタイムスタンプを付与する
  • データの授受と保存を、訂正削除履歴が残るシステムやそもそも訂正削除ができないシステムで行う
  • 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し、遵守する

法改正前までは、日付と時刻を記録するタイムスタンプの付与(上記①、②)が要件に含まれていました。改正後は①、②以外の2つの方法(上記③、④)を選択できるよう変更されています。

可視性の要件を満たす

電子データを保存の要件として、誰もが見やすく、確認しやすい「可視性」も満たす必要があります。つまり税務調査時に明瞭な表示ができ、検索ができることが条件となります。電子データが表示できるパソコンやモニターなどの機器についての操作マニュアルや利用するシステムの概要書を備え付けることが求められます。また今回の法改正により、検索機能に関する要件が大幅に緩和されています。それぞれの項目ごとに詳しく説明します。

1.モニター・操作説明書などの備付け

電子データ保存場所に、使用する電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタを設置し、それぞれの操作マニュアルを備え付けておくことが前提となります。見やすくわかりやすい画面・書面であること、整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるような準備も必要です。電子計算機処理システムを利用する場合も、概要書、仕様書、操作説明書などを備え付けます。
操作説明書と同内容であれば、オンラインマニュアルやオンラインヘルプ機能でも問題ありません。

2.検索機能の確保

「取引の日付、金額、取引相手」の3つの項目が検索要件として求められます。その上で、①3つを設定して検索が可能、②3つの範囲を指定して検索ができる③3つを組み合わせて検索ができることが検索要件です。ただし税務職員による電磁的記録のダウンロードの求めに応じられる場合は、②の範囲指定、③の組み合わせ検索も不要です。

電子契約書の保管に関するQ&A

これまでは、電子契約書の保管について知っておくべきポイントをお伝えしてきました。しかし法改正によって義務化されたデータ保存や、紙の契約書の保管方法などわかりにくい部分も少なくありません。実際の保管にあたって、気になる部分をQ&A形式で解説します。

電子契約書の電子データ保存はいつ義務化されますか?

2024年1月1日以降は、「電子取引」について、データを紙で出力して保存することは認められなくなり、電子データでの保存が義務化される予定で進んでいます。日本では、紙での出力に依存してきた背景もあり、多くの企業ですぐの対応が難しいことが予想されました。混乱を避けるため、2022年1月1日から2023年12月31日の準備期間が設けられることとなりました。準備期間中はプリントアウトでの保存も認められています。この間に電子データ保存の仕組みを完了させる必要があります。

電子取引導入前の紙の契約書の保管はどうなりますか?

紙の契約書の保管として、スキャナで読み取り、パソコンに画像データとして保管する「スキャナ保存」という方法があります。スキャナ保存を導入する場合も、電子帳簿保存法に定められた要件を満たさなければなりません。特に注意したい点として、次の2つが挙げられます。

  • スキャン後の記録事項の入力やタイムスタンプの付与は、最長2ヵ月と概ね7営業日以内に行うこと
  • 解像度が200dpi以上、赤・緑・青の階調が24ビットカラー以上であることが要件。要件を満たすスキャナやスマホを使用すること

この他の詳しい要件は『国税庁 電子帳簿保存法関連 スキャナ保存制度パンフレット(令和6年以降)』をご参照ください。

スキャナ保存は任意での導入です。義務づけられた期間(7年間)は紙の契約書で保管することも認められています。

紙の契約書をスキャン保存したら破棄できますか?

電子帳簿保存法における要件を満たしてスキャン保存した契約書の書面は、廃棄しても問題ないと定められています。一方で、入力期間を経過した場合や裁判の証拠として契約書を提出する場合は、原本である紙の契約書が必要になるので注意が必要です。

参考

国税庁 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】
www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-3.pdf

電子帳簿保存法の要件を満たす電子契約サービスがおすすめ

契約書の電子化により、契約にかかる手間や工数を抑えられ、業務効率化が図れます。費用も大幅に削減できるのもメリットです。単なる電子化でなく、電子帳簿保存法の要件を満たす契約書の作成が必要になるため、仕組みづくりも迅速に進めなければなりません

とはいえ、電子帳簿保存法のルールは複雑で、一朝一夕の対応は難しいのも実情です。あらかじめ要件を満たしているクラウド型の電子契約サービスの利用をおすすめします。クラウド型の電子契約サービスは、タイムスタンプ、電子署名などの機能を有し、セキュリティ対策も組み込まれているので安心して活用できるのがメリットです。また契約書の作成や送信、管理などが一元化できるのも魅力です。

法律に則った正しい電子取引を進めるためにも、自社に必要な機能を備えたクラウド型の電子契約サービスを検討してみてはいかがでしょうか。

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