電子契約のメリット・デメリットって?

2018年07月09日(月)

導入企業が増えてきている電子契約は、オンラインのやりとりで契約書を作成でき、データとして書類の保管が可能です。これまでは原本の保存が必要だった契約書についても電子書面にすることで原本の破棄が認められているものもあります。ただし、すべての書面ではなく一部の書面で認められていますので、導入前に確認しましょう。

こちらでは、電子契約のメリットとデメリットをわかりやすく紹介します。電子契約を導入して煩わしい事務作業を効率化しましょう。

電子契約のメリット

電子契約書はpdf書類などでアップロードした契約書に電子署名をして締結されるものです。契約書の作成、契約、保管が全てデータの形で行われます。ITの発達に伴い様々な手続きがペーパーレス化されているので契約書の電子化という流れも自然と言えますね。

電子契約書にはこのようなメリットがあります。

電子契約書のメリットは何と言っても作業効率が早くなることです。紙媒体を使った契約は契約書の作成から印刷、署名捺印、郵送、取引先からの返送、契約書の保管という流れが一般的ですが、郵送の手間がかかるため契約の締結に時間がかかります。しかも契約に修正事項があればその度に原本と副本を印刷して郵送しなくてはいけません。

契約書を確認するときも大量の書類の中から探さなくてはいけませんね。

でも、電子契約書なら書類をメールで送信でき、取引先の合意締結もオンライン上で行われます。よって郵送の必要もなければ修正もデータ上で行えます。もちろん保管するためのファイリングも必要ありません。

今まで2〜3週間は必要だった契約締結が早ければ数分、時間がかかっても数日で終わります。作業時間の差はいうまでもありません。

ペーパーレスのやりとりはコストを大きく削減できます。すぐに思い浮かぶものでも印刷にかかる紙とインクの費用、契約額に伴う印紙税、輸送のための封筒や送料、そして契約書の作成や郵送に関わる人件費などがあります。

これらの費用を冷静に計算すると、少なくとも数1000円、規模が大きい会社なら数万円規模の損失につながっていることがわかります。とくに人件費の損失は大きく、電子契約を導入すればこれまで以上の適材適所が実現できるでしょう。

ここで特に注目すべきは電子文書が印紙税の対象とならない点です。同じ内容であれば紙でもデータでも同じく扱われるように思いますが、国税庁は紙の文書のみを対象としています。国会での答弁でもこれを認める記録があります。

書類の保管に場所を取らない

データ上で処理ができれば書類の保管に場所をとりません。企業は文書を7年間保存しなければいけなかったので、書類を置く場所だけで広いスペースを要し場合によってはトランクルームを借りなければいけませんでした。

しかし電子帳簿保存法とe-文書法によって電子文書の保管が認められました。

まず電子帳簿保存法は電子データで保存した会計記録を帳簿書類として認めるものです。会計ソフトで帳簿を管理できるのもこの法律のおかげです。

次にe-文書法は紙媒体として存在する文書をスキャナで取り込み電子化文書として保管することを可能にした法律です。この法律に則れば契約書や証憑書類、定款、過去に作った会計帳簿などをスキャンして、原本を廃棄できます。よって大幅に書類保存スペースを減らせます、

e-文書法が認められるためには整然かつ明瞭な見読性、滅失・毀損を防ぐ完全性、不正アクセスを防止する機密性、必要な情報をチェックしやすい検索性をクリアしなければいけません。

電子署名の根拠

電子署名が認められる根拠は電子署名法にあります。この法律では本人が作成したことと改ざんされていないことの証明を求めるため、電子契約では締結した時間を表すタイムスタンプが用いられます。

電子契約のデメリット

電子契約は非常に便利なツールですが、このようなデメリットもあることを忘れないでください。

中央集権型だとサイバー攻撃が不安

紙の契約書に盗難や破壊、改ざんのリスクがあるように電子文書に対しても管理サーバーへのサイバー攻撃が懸念されます。多くの電子契約サービスは1箇所で全てのデータを保管する中央集権型をとっているためそこを突破されると文書を守れません。

そこで当社は情報の分散管理ができ、かつ複雑な暗号プロセスのあるブロックチェーンを用いてセキュリティを保全しています。ブロックチェーンは文書の記録を全て連続したつながりにするもので、改ざんするためには膨大な数のブロックを攻略しなければいけません。だから改ざんのリスクが圧倒的に低いです。

電子契約できない書類もある

一部の書類は電子契約が認められていません。こちらの書類は手間がかかっても紙媒体で契約してください。

定期借地契約
定期建物賃貸借契約
特定商品取引法で書面交付義務が定められているもの
労働条件通知書(※法改正があり、2019年4月より電子交付が可能に)

受け入れない企業もある

新しいものが浸透するには時間がかかるし、企業内部での動きも変わります。そのため便利なシステムでも受け入れたくない企業が存在することは念頭に置きましょう。電子契約に対する不安を取引先が持った時はしっかりと説明するのが肝心です。

結論

電子契約は導入するとその便利さに驚きます。契約書は紙媒体でという常識は根強いものの加速度的に電子契約を導入する企業が増えています。ITやWEBが当たり前になっていったように電子契約が主流になる日もそう遠くはありません。今のうちからシステムに慣れておきましょう。