雇用契約書を完全攻略!労働条件通知書との違いや電子化について解説【ビジネス文書完全ガイド】

企業など雇用主と働く人(労働者)の間で締結する雇用契約書。
勤務時間や休日・休暇、賃金の支払い方法など雇用条件を記載する書類となっています。
契約そのものは口頭でも成り立ち、雇用契約書を作成しなければならないと定めた法令もないため、雇用契約書の作成は義務ではありません

しかし書面として作成しておけば、後々の無用なトラブルを避けることにもつながります。
この記事では雇用契約書の記載内容や作成のポイントについて詳しく解説します。
作業の効率化につながる電子化に関する情報もお伝えしますので、雇用契約書作成の際にお役立てください。

【基礎知識】雇用契約書とは

雇用契約とは、働く人(労働者)が労働に従事する際、雇用する会社側が労働への対価(賃金)を支払う契約です。
雇用契約そのものは民法上、契約を交わす当事者の間で合意があれば交わすことが可能です。
つまり「雇用契約書」の締結は義務ではありません。
口約束でも契約は成り立ちます。

一方で雇用に関する取り決めには労働基準法(労基法)など労働関連のルールが適用されます。
労基法では「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」(15条第1項)と定められています。
労働契約の詳細や業務内容などの労働条件を記載した書面を交付することが義務となっており、当該書面は「労働条件通知書」や「雇用契約書兼労働条件通知書」であることが多いです。
雇用者側がこのルールを守らなければ指導や是正勧告などの対象となり、30万円以下の罰金が科される場合もあります

なお条件明示の方法は、労働者の希望があれば、「書面の交付」以外のFAXや電子メール、SNSなどでの明示も認められています。
労働基準法施行規則第5条第4項

労働条件通知書との違い

雇用主と労働者が一定の労働条件に合意した旨を示すのが「雇用契約書」です。
作成の義務はなく、内容にも明確なルールは規定されていません。
ただ双方の契約という意味で署名捺印を行うのが一般的です。

もう一つの「労働条件通知書」は雇用側の義務として賃金や勤務時間などの労働の条件を記すよう労基法で義務づけられています。
「労働条件通知書」は雇用側から働く人に向けて条件を示す一方向の通知という位置づけです。
通知という位置づけのため、原則として働く側が署名捺印はすることはありません。

雇用契約書は労働条件通知書と兼ねることができる

労働条件通知書は、記載しなければならない事項が決められています。
記載しなければならない事項のうち、必ず記載しなければならない事項を「絶対的記載事項」といいます。
最低限必要な「絶対的記載事項」に対し、関連する決まり・制度がある場合にのみ記載する事項を「相対的記載事項」といいます。
労働条件通知書では法律に則り、「絶対的明示事項」と「相対的記載事項」を記載した書類を作成します。
働く側が同意すれば書面以外の電子メールなどで通知する方法でも構いません。

雇用契約書は法律上作成の義務はないものの、作成することで内容の誤解や後々のトラブルのリスクを軽減できる可能性があります。
2つの書類を作成する手間を省くため、法律上作成義務のある労働条件通知書と雇用契約書をまとめて発行することもできます。
その場合は労働条件通知書「兼」雇用契約書として作成するのがおすすめです。

雇用契約書の記載事項

労働条件通知書「兼」雇用契約書の作成において、どのような内容を明記すればいいのでしょうか。
厚生労働省のテンプレートを見本に、実際に書かれている内容を解説していきます

記載事項は「絶対的」と「相対的」がある

労基法に基づいた労働条件通知書「兼」雇用契約書を作成するには、「絶対的記載事項」の記載が不可欠です。
法律上、必ず明示しなければならない労働条件であり、①労働契約の期間に関する事項(期間の定めがある労働契約であり期間満了後に契約を更新する場合がある場合には、契約の更新する場合の基準に関する事項が絶対的記載事項となります。
)、②就業の場所や従事すべき業務に関する事項、③給与の内容、支払方法など賃金に関すること、⑤退職や解雇に関する規定、を記載します。
また、これらの事項に加え、労働者がパート・アルバイトなど短時間労働者や有期労働者の場合、⑤パート・アルバイトなど短時間労働者や有期雇用労働者に関する事項を明示しなければなりません。

相対的記載事項とは、企業において定めがある場合に明示する事項となっており、定めがない場合には書面で明示する必要はありません。
相対的記載事項には、退職手当以外の臨時に支払われる賃金、賞与などに関する事項や退職手当が支払われる労働者の範囲や業務に当たっての労働者の負担に関する事項、安全および衛生に関する事項、職業訓練に関する事項などがあります。

絶対的記載事項
(書面で交付)
労働契約の期間 期間、更新の有無、更新の判断基準
就業関連 就業場所
業務内容
始業・終業、残業、休憩時間、休日、休暇
給与関連 賃金の決定、計算、支払い方法
退職関連 退職、解雇の条件や手続き
パート・アルバイト
労働者の追加事項
昇給、退職手当、賞与の有無
雇用について労働者が相談できる担当者と部署名
相対的記載事項
(口頭でも可)
給与関連 昇給、賞与、精勤・能率などの各種手当、最低賃金額
退職金 適用される労働者の範囲
決定・計算・支払の方法、支払の時期
労働者負担品、費用 食費、作業用品など
その他 職業訓練制度、表彰・制裁制度
災害補償・業務外の傷病扶助制度
安全衛生、休職

絶対的記載事項

①労働契約の期間

労働の契約期間に関する事柄です。
期間の定めについて、更新の有無、更新判断の方法・基準などを明確に記載します
期間の定めがない場合はその旨も書いておきます。

②就業関連

業務を行ううえでの具体的な内容を記す項目です。
具体的に従事する業務内容や社名や住所など業務を行う場所、始業時刻や終業時刻を記します
「昼夜二交代制」や「フレックスタイム制」のように変則的な労働時間、勤務体制についても明示が必要です。
労基法の基準を満たしている内容として休憩時間、休日、休暇についても記載します。

③給与関連

賃金の計算方法や支払い、締め日などについての詳細を書く項目です。
支払いの時期や昇給に関する事項を明記します。

④退職関連

退職に関する規定、解雇の事由などについて記載します。
条件や手続きについての詳細、また方法をについて記載しておきます。

⑤パート・アルバイト労働者の追加事項

パート・アルバイトなどの短時間労働者や有期雇用労働者では、昇給や退職手当があるかどうか、賞与の有無についても記載します。
また「雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口」についても明示が必要になります

社会保険加入の記載は必須ではない

テンプレートのその他欄に記載されている社会保険(厚生年金保険や健康保険)については、必ず明記しなくても構いません。
勤務時間などの条件によって自動で加入しなければならないためです。

ただし、どのような要件を満たした場合に社会保険への加入となるのかを記しておきましょう。
ほとんどのケースでは、パートタイマー、アルバイトでも「月額賃金が8万8000円以上」「契約期間が2カ月以上の者」などの条件に該当すれば社会保険に加入することになります。

相対的記載事項

次のような内容について制度や定めがある場合、その内容を労働者に明示する必要があります(相対的記載事項)。

⑥給与関連

最低賃金額に関することや臨時に支払われる賃金、賞与または賞与に準ずる賃金などがある場合に明記します。
その他、各種手当てについても記載します。

労基法では、賃金の支払い方法について、賃金を労働者本人に全額支払う必要があることが定められています。
ただし、例外的に賃金から控除できるものもあります。
一般的には社会保険料や所得税・住民税などの法律で義務づけられているものが控除可能です。

この他、労働組合などと書面で協定が取り交わされている場合(労使協定)、当該協定にて賃金から控除されることが合意された内容については賃金から控除することが認められています。
具体的には社販の購買代金、社宅の費用などがあります。
そのほか会社独自の福利厚生費用、社内貯金、組合費などを賃金から控除する場合、きちんと記載しておく必要があります。

⑦退職金

働く人の中で退職手当制度が適用される範囲や退職手当の決定について記します。
また計算や支払いの方法、時期についても明示します。

作成にあたっての注意点

労働条件通知書を兼ねた雇用契約書の記載内容について解説してきました。
ここからは作成にあたって気をつけたいポイントについて雇用形態別にお伝えします。

署名捺印、控えが必要

雇用に限らず、契約書を取り交わす際には契約当事者それぞれの署名捺印があることが基本です。
また基本的には控えを発行し、契約者それぞれで保管します。
雇用契約書に関しては「必ず2通作成しなくてはならない」「控えが必要」と定められているわけではありません。

しかし雇用側と働く側で何らかの行き違いやトラブルがあった場合、明確なルールや契約内容や記載されている雇用契約書があると役立ちます。
それぞれ記名捺印し、雇用側と働く側がおのおの1通ずつ保管しておきましょう。

また正社員、パート・アルバイト、契約社員では締結する内容にも違いが出てきます。
当然ながら労働時間や業務内容、賃金体系などが異なるからです。
雇用のパターンに応じた雇用契約書を作成、用意する必要があります。

正社員の場合

契約期間の定めがない正社員の場合、一度作成した雇用契約書を見直す機会はあまりないかもしれません。
ただ近年は働き方の多様化もあり、正社員といえども例外的に記載しておくべき項目が出てくる可能性は否定できません。
転勤をはじめとする人事異動や給与、昇給・昇格に関する取り決め、また残業についてなどを見直し、場合によっては追記する必要も出てくるでしょう。

加えて、新規採用の場合、試用期間などを設けるケースがあります。
そもそも試用期間があるのかどうか、どれくらいの期間なのか、また試用期間中の賃金や待遇などについても記載します。
新規に雇用した人材との間で起こりがちな求人内容との相違、トラブルなどを軽減する意味でも丁寧な記載が意味を持ちます。

パート・アルバイトの場合

パートタイムで働く人は短時間労働者に該当します。
具体的には「1週間の所定労働時間が同一の事業所に雇用される通常の労働者の1週間の所定労働時間に比べて短い労働者」とされています。
この条件に当てはまる人は、パートタイム労働法が適用されます。
厚生労働省(厚労省)は、“「パートタイマー」「アルバイト」「嘱託」「契約社員」「臨時社員」「準社員」など名称は異なっても、条件に当てはまる人すべてが対象となる”としています。

パートタイム労働法では、雇い入れの際の労働条件の明示が定められています。
一般的な労働基準法の定義に加え、「昇給の有無」、「退職手当の有無」、「賞与の有無」、「雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口」を明示しなければなりません(パートタイム労働法第6条1項、同規則第2条1項)。
違反の場合は10万円以下の罰金が科せられます(同法第 31 条)

また、同一の使用者(企業)との間で、有期労働契約が5年を超えて更新された場合、 有期契約労働者(契約社員、アルバイトなど)からの申込みにより、期間の定めのない労働契約 (無期労働契約)に転換されるルールがあります。
これを無期転換ルールといい、契約期間に定めのあるすべての労働者が対象となります。
使用者側で断ることはできないと決められています。
更新についてはこのルールを鑑み、契約の更新を行うかどうかを明示しておいてもいいでしょう。

更新が無いことが明記されてない場合は更新がないことを予告しなければならないという点にも注意が必要です(有期労働契約が3回以上更新、または1年を超えて継続雇用している雇用者に対して、少なくとも契約の期間が満了する日の30日前までに伝える必要があります(「有期労働契約の締結、更新及び雇止めに関する基準」厚生労働省告示第357号))。

契約社員の場合

決まった契約期間の間、有期雇用契約を結んで働く人を契約社員と言います。
法的には契約社員とパートタイムの区別はありません。
パートタイム労働法の適用となります。

契約期間が定まっていることが前提ですから、契約期間満了日に加え、更新の有無を明示しなければなりません。
また更新の判断や基準なども記載しておきます。
どのような場合に昇給(賃金の増額があるかどうか)、退職手当や賞与の有無も書き添えます。

契約社員もアルバイトと同様、無期転換ルールが適用されます。
そのため更新の有無について決めておく必要があります。

また、「雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口」についても明示することが義務づけられています。

テンプレートを利用する際は要注意

雇用契約書は労働基準法やパートタイム労働法など法律に照らして作成する必要があります。
いちからの作成は手間がかかりますし、ルールを守った記載が出来ているか不安を感じる方もいるかもしれません。
そんな場合に便利なのがテンプレートです。

ただテンプレートやひな形は、あくまでも一般的な基準に沿って作成されています
自社で活用する場合には以下の点に気をつける必要があります。

自社に合わせてアレンジを

雇用契約書のテンプレートやひな形は基本的な要件が網羅されており、便利に使うことができます。
一方で、あくまで最低限の内容を記載している場合が多く、自社の実情からかけ離れているケースも少なくありません
特に自社での契約が正社員以外の雇用の場合は要注意です。

パート・アルバイトなど短時間労働者の場合には先にお伝えした通り、パートタイム労働法に則った雇用契約書にする必要があります。
また更新に関しては無期転換ルールなどにも配慮する必要があります。
テンプレートをそのまま使ったためにトラブルとなってしまっては本末転倒です。
自社に必要な事項をよく吟味し、手を加えてから使うことをおすすめします。

管理職の場合

新たに採用する人が労基法における「管理監督者」の役割を担うケースではどうでしょうか。
法律において管理監督者とは「労働条件の決定その他の労務管理について経営者と一体的な立場にある者」(労基法第41条2号)と位置づけられています。
具体的に立場、職務内容、権限などの実態に基づいて判断されます。

実際には次のような事情が考慮されると考えられます。

  • 労働時間、休憩、休日等に関する規制の枠を超えて活動せざるを得ない重要な職務内容を有していること
  • 労働時間、休憩、休日等に関する規制の枠を超えて活動せざるを得ない重要な責任と権限を有していること
  • 現実の勤務態様も、労働時間等の規制になじまないようなものであること
  • 賃金等について、その地位にふさわしい待遇がなされていること。

厚労省『労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために』より
www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/dl/kanri.pdf

つまり、上記の内容に沿う雇用契約書でなければ、管理監督者とみなされないおそれが出てきます。
管理監督者は労働時間や休憩、休日などの諸条件が一般的な労働者とは異なります。
逆に労基法上の管理監督者と該当しなければ、残業代や休日出勤手当などが適用されます。
管理監督者と判断される要件を満たした雇用契約書を作成するよう気をつけなければなりません。

在宅勤務

コロナ禍を経て、在宅勤務という新たな働き方が定着しました。
会社に出社して勤務する場合とは異なる事情に気を配る必要があります。
勤務時間についても細かい記載を行わなくてはなりません。

例えば条件を満たせば、会社外で働いた場合でも実際の労働時間を問わず一定時間を働いたものとみなす「事業場外みなし労働時間制」などを認めるのかどうかといった課題が出てきます。
通信費や文房具などの諸経費の扱い、出社日数などについても雇用契約書において明記が求められるでしょう。

保管期間

労働条件通知書や労働契約書などは「雇入れに関する書類」とされ、労基法により保管期限が決められています。
保管義務は「労働者の退職又は死亡の日より5年間」となっています(労基法第109条、同規則第56条1項3号)。
保管していなかった場合、交付しなかった際と同様、罰金30万円が科されます(労基法第120条1号)。

雇用契約書は電子化できる

雇用関係の書類においても電子化が認められています。
従来は労働条件を記載する場合も書面で行うことが義務づけられていました。
しかし、2019年の法改正により働く人(労働者)の希望があれば労働条件もFAX・メール・SNSなどでの通知が可能となりました。
通知方法について労働者の合意を得ることは必須ですが、郵送の手続きが省け、オンラインで手続きができるメリットは大きいと言えます。

印刷の手間やコストも削減できます。
雇用契約書に保管義務があることはお伝えした通りです。
しかし紙で保管する場合、場所がネックとなります。
電子化ならスペースも必要ありません。
契約管理を一元化でき、業務の効率化も図れます。

便利な電子化ですが、2022年1月に改正された電子帳簿保存法の要件を満たしていなければなりません。
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