申込書・同意書など契約書以外も電子契約できる？電子契約できる書類を解説！

電子契約の普及が進む中、契約書での活用をはじめ、利便性を実感する機会は確実に増えています。実は同意書や申込書など「契約書」以外の書類でも電子契約が可能なことをご存じでしょうか？電子契約サービスの利用により、さまざまな書類を迅速かつ効率的に管理できるようになります。 今回は契約書以外の書類における電子契約の活用方法についてご紹介します。

契約書以外の書類でも電子契約はできるの？

電子契約ができる書類の代表格である一般的な「契約書」としては、取引基本契約書や秘密保持契約書（NDA）、業務委託契約書などが挙げられます。この他、雇用契約書や受発注書類など、さまざまなビジネス書類においても電子契約が活用できます。

加えて「申込書」や「同意書」のように「契約」と名のつかない書類でも、電子化は可能です。電子契約の活用により手続きがスムーズになり、業務を効率的に進める利点があります。契約書と同じく、紙の書類で必要な郵送や押印などの作業が不要になるためです。また書類を物理的に保管する必要がなくなり、スペースを有効に活用できるようになるうえ、スピーディに探すこともできるようになります。
ではどのような書類を電子化すると業務の効率化が図れるのでしょうか。次の項目では具体例をピックアップして解説します。

なお、電子契約が可能な主な契約書については、下記をご覧ください。

電子契約の活用がおすすめ！契約書以外の書類

電子契約に活用できるおすすめの書類についてご紹介していきます。中には「契約書ではないから」と電子化をためらっている書類があるかもしれません。しかし、こちらはすでに電子契約サービスを導入している企業が進めている取り組みでもあります。この機会にぜひ、電子契約を導入し、さまざまな書類の電子化を検討してみてください。

申込みに関する書類：申込書

契約を結ぶための申し込みを行う際、相手に渡す文書である「申込書」も電子化が可能な書類です。相手に正式な意志を伝えるための手段として用いられます。すぐに契約が成立する場合ではなく、例えばローンやクレジットカードの申込書のように審査や確認のプロセスを経るために使われるケースがほとんどです。申込書の電子化により、審査など処理時間を短縮が図れ、管理も簡素化されるメリットが考えられます。

また基本的に申込書は、契約を希望する側が相手に提出するもので、契約当事者の一方が独自に作成します。一方で場合によっては、「申込書」と冠されていても、契約の成立を証明する内容であれば「契約書」と判断されます。申込書が「契約書」として機能する場合は契約成立の証明となるため、印紙税が課されるケースも想定されます。例えば過去の事例では「葬儀申込書」や「住宅ローン申込書」がその対象となりました。この場合も、電子化により印紙税が不要となるため、コスト削減が期待できます。

同意や承諾を得る書類：同意書、承諾書

書類を提出する側が受け取る側に対し、提出する書類を同意書と言います。契約や合意事項について当事者が合意したことを示す文書です。例えば、医療行為における同意が必要な場合、データ利用や個人情報を収集・利用する際などに作成されます。その内容には同意する事項や条件、署名、日付などが含まれます。

同意書と同じような書類が承諾書で、同意書と同じように特定の事柄や行為について異議がないことを示す文書となります。同意書・承諾書どちらも電子化により迅速なやり取りが可能となり、業務の効率化やコスト削減にもつながります。また電子化によりセキュリティ面でも高い安全性が担保できるようになります。顧客や取引先とのやり取りで頻繁に使われる書類のため、安心して情報を管理・共有できる利点は大きいと言えるでしょう。

取引に関する書類：注文書・発注書、注文請書・受注書

注文書や発注書は、取引先に発注する際に必要な文書です。注文内容や期限を具体的に記しておき、取引の誤解を防ぐ役割を担っています。一方、受け取った側がその注文を承認したことを示す文書が注文請書や受注書となります。
それぞれ取引において非常に重要な役割を果たし、頻繁にやり取りされるビジネス上不可欠な書類となっています。電子契約を導入することで、手続きが円滑に進み、書類のやり取りがスムーズになります。加えて処理時間が短縮されるだけでなく、書類の紛失や誤送信といったミスを減らす効果も期待できます。
なお注文書・注文請書のより詳しい内容は下記で詳しく解説しています。

人事に関する書類：労働条件通知書、誓約書

企業が従業員を採用する際、労働条件通知書という書類を交付しなければなりません。賃金や労働時間などの労働条件が明確に記載されており、交付は雇用する側の義務となっています。労働条件通知書と類似する書類に雇用契約書があります。こちらも雇用契約をスムーズに進めるために作成される書類ですが、書面化の義務はありません。

労働条件通知書と雇用契約書は共に労働条件に関する重要な情報を含んでおり、これらの書類を兼用して一つの文書として作成できます。労働条件通知書と雇用契約書を一つの文書にまとめることで、雇用者は法的な義務を果たすだけでなく、従業員との意思確認も効率よく行うことができます。

誓約書も、企業内で特定の義務や責任を果たすことを約束するために用いられる文書です。企業が従業員に対して守秘義務や競業避止義務などを明確にするために用いられるケースが多く、従業員が署名することで内容に同意したことを示します。この場合、誓約書は法的な拘束力を持つことになります。

労働条件通知書・雇用契約書・誓約書は、従業員との重要な関係を築くために頻繁に使用される文書です。これらの書類を電子契約に切り替えることで、一斉配信が可能となり、管理の手間を大幅に減らすメリットが享受できます。電子化により、書類の保管や更新も簡便になり、業務の効率化も見込めるでしょう。

雇用契約書・労働条件通知書の違いや内容について、より詳しい内容はこちらをご参照ください。

意思決定の書類：決済書、社内稟議書など

会社内で会議を開かずに承認を得るために使用される決済書や稟議書。重要度がそれほど高くない事項で用いられることが多く、迅速な意志決定ができるメリットは大きいです。一方、従来の紙の手続きの場合、手続きに時間がかかるうえ、書類を紛失するリスクも懸念されます。

電子契約サービスを利用することで、パソコンやスマートフォンなどのデバイスからいつでも、どこでも書類の確認・承認できるようになり、スピーディな決済が可能になります。押印のためにわざわざ出社する必要がなくなります。「決済に必要な上司の押印がなかなか手に入らない」といったありがちな悩みも、瞬時に解消できるメリットがあります。

契約書以外の書類で電子契約を利用する際の注意点

これまでは、電子契約書の保管について知っておくべきポイントをお伝えしてきました。しかし法改正によって義務化されたデータ保存や、紙の契約書の保管方法などわかりにくい部分も少なくありません。実際の保管にあたって、気になる部分をQ＆A形式で解説します。契約書以外の文書で電子契約を利用する際は、法的な規制をしっかり確認することが重要です。文書によっては、特定のフォーマットや手続きが義務付けられています。関連する法律や省庁のガイドラインを確認し、適切な手続きを行うことを心がけましょう。下請事業者や消費者の保護に関する契約書では、電子契約をすることの事前の同意や承諾が求められる場合が多いため、特に注意が必要です。

電子契約を利用する際に注意が必要な書類

同意や承諾が求められる契約書は、それぞれ法的なルールのもと、適用条件が決まっています。署名や承認の方法が法律で定められていることもあるため、これらの書類を使用する前には、関連する法令を十分に確認する必要があります。電子契約サービスを利用する際には、同意や承諾が求められる契約書がいくつかあります。

電子契約サービスの利用に際して、同意や承諾が求められる契約書には次のようなものが挙げられます。

まとめ：契約書以外にも活用し、業務を効率化しよう

ビジネスに欠かせない「契約」関係の書類のみならず、申込書から同意書、発注書や労働条件通知書など幅広い文書で電子化が可能です。身近なところでは日々の業務で用いられる決済書、社内稟議書なども電子契約サービスの活用により共有や承認プロセスがスムーズになるなどの業務効率化が期待できます。電子契約を導入し、さまざまな文書を電子化することをおすすめします。

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